Stock Opname: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Pentingnya bagi Perusahaan

Stock opname adalah kegiatan yang sangat penting dalam dunia bisnis. Pasalnya, berhubungan erat dengan ketersediaan produk fisik (barang dagang) yang berada di gudang atau toko. Kegiatan ini diperlukan agar perusahaan bisa menentukan pembelian stok selanjutnya di kemudian hari.

Dengan adanya kegiatan ini maka diharapkan bisa mengeluarkan biaya operasional yang tepat, sesuai kebutuhan dan tidak melebihi batas. Selain itu, juga memungkinkan untuk mencocokkan data yang ada dalam pembukuan dengan persediaan produk fisik yang ada.

Beberapa perusahaan melakukan aktivitas stock opname pada akhir tahun, namun banyak juga perusahaan yang melakukannya setiap 3-4 bulan sekali. Untuk mengetahui lebih mendalam mengenai apa itu stock opname dan bagaimana kegiatan ini, berikut adalah ulasan lengkapnya untuk kamu:

Arti Stock Opname Adalah

arti stock opname adalah
Sumber gambar: pexels

Apa itu stock opname? pengertian stock opname adalah kegiatan yang mencakup perhitungan persediaan atau stok produk di gudang sebelum dijual atau didistribusikan.

Karena berkaitan dengan perhitungan persediaan, maka kegiatan ini cukup menyita waktu. Petugas yang bertanggungjawab melakukan perhitungan harus teliti dalam menghitung dan memeriksa barang yang ada di gudang.

Selain itu, dalam perhitungan ini juga tidak boleh ada kesalahan sedikitpun seperti barang yang terlewat dan tidak terhitung. Karena hal ini nantinya akan sangat berpengaruh pada stok produk yang akan dijual oleh perusahaan.

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini sudah tersedia sistem barcode yang akan memudahkan perhitungan sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan efisien. Dengan adanya barcode scanner, maka kegiatan perhitungan stok akan terhindar dari kesalahan pencatatan.

Baca juga: 9 Strategi Inventory Control Untuk Tingkatkan Efisiensi Perusahaan

Mengapa Harus Melakukan Stock Opname?

alasan perusahaan harus melakukan stock opname
Sumber gambar: pexels

Mungkin kamu juga masih bertanya-tanya, mengapa sebuah perusahaan harus melakukan stock opname? Hal ini tidak terlepas dari kebutuhan perusahaan untuk mengetahui secara pasti mengenai persediaan barang yang tercatat dalam pembukuan dan yang ada di gudang.

Dengan kegiatan perhitungan stok ini maka akan diketahui secara pasti apakah jumlah yang tercatat sudah sesuai dengan ketersediaan produk di gudang ataukah berbeda. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengecekan ulang, apakah ada transaksi yang belum tercatat atau ada kesalahan dalam pencatatan.

Jika ternyata dalam kegiatan perhitungan stok ini terdapat kesalahan atau kekurangan, maka bisa diatasi dengan dua cara. Melalui jurnal penyesuaian atas kekurangan barang atau bisa juga dengan membebankan kekurangan barang atau penggantian kepada petugas perhitungan.

Tujuan Stock Opname Pada Perusahaan

tujuan stock opname bagi perusahaan
Sumber gambar: pexels

Tujuan stock opname yang paling utama adalah untuk mengetahui valid tidaknya catatan pembukuan perusahaan, yang termasuk dalam salah satu fungsi SIP (Sistem Pengendalian Intern). Melalui aktivitas ini maka akan diketahui secara pasti mengenai catatan pembukuan dan persediaan fisik.

Dengan kegiatan ini perusahaan akan mengetahui secara detail setiap produk atau persediaan barang yang ada di gudang. Setelahnya bisa mencocokkan dengan data yang ada di pembukuan untuk menyesuaikan jumlah dan nilainya.

Kegiatan perhitungan ini dilakukan sebagai upaya untuk mengurangi terjadinya selisih atau ketidaksesuaian antara produk yang ada di gudang dengan yang ada di catatan pembukuan. Jika masih ditemukan selisih maka akan dilakukan pemeriksaan lebih lanjut, terhadap transaksi dan produk.

Selain itu, tujuan kegiatan stock opname juga diperlukan untuk kegiatan perusahaan lainnya seperti untuk perhitungan kas, aktiva, piutang maupun hutang. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa tujuan stock opname dalam bisnis:

  • Memberikan informasi yang benar dan valid atas persediaan produk yang disimpan oleh perusahaan.
  • Sebagai alat pembanding persediaan pada tahun berikutnya, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok di kemudian hari.
  • Sebagai alat kontrol dan pengawas terhadap produk barang yang disimpan dan digunakan oleh perusahaan.
  • Untuk mendapatkan HPP (Harga Pokok Penjualan) yang digunakan untuk menghitung laba dan rugi perusahaan.
  • Tujuan stock opname terakhir adalah untuk menginformasikan kualitas dan kuantitas produk barang yang disimpan sebagai persediaan.

Apa Saja Manfaat Stock Opname?

manfaat stock opname bagi bisnis dan perusahaan
Sumber gambar: pexels

Selain bertujuan untuk mengetahui secara pasti jumlah persediaan stok barang yang ada di pembukuan dan di gudang, berikut ini adalah beberapa manfaat stock opname bagi perusahaan:

  • Membantu meminimalisir kemungkinan terjadinya penyimpangan terhadap produk, baik berupa kekurangan atau kelebihan.
  • Mengetahui persediaan barang di gudang yang digunakan sebagai bahan baku, bahan penolong, produk setengah jadi dan produk jadi.
  • Manfaat stock opname selanjutnya adalah Membantu perusahaan manufaktur untuk terus memproduksi barang dan tetap menjaga ketersediaan produk agar tidak kosong dan merusak strategi pemasaran.
  • Bisa digunakan sebagai tindak lanjut secara cepat jika terjadi kekurangan barang atau hilang, sehingga tidak menimbulkan kekosongan stok produk.
  • Digunakan sebagai acuan untuk menganalisis tahun-tahun sebelumnya sehingga bisa mengetahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu.
  • Digunakan untuk mengetahui secara pasti lalu lintas atau arus barang yang keluar dan masuk secara pasti dan sistematis.
  • Untuk mengetahui kondisi produk di gudang secara pasti.
Baca juga: Product Bundling: Pengertian, Jenis, Keuntungan dan Tantangan

Kapan Sebaiknya Stock Opname Dilakukan?

kapan sebaiknya melakukan stock opname
Sumber gambar: pixabay

Pada dasarnya pelaksanaan kegiatan perhitungan stok akan sangat tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Namun umumnya, perusahaan melakukan kegiatan stock opname dalam periode waktu tertentu, seperti tahunan, kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), dan bahkan setiap bulan.

Kebanyakan perusahaan melakukan kegiatan perhitungan stok ini setiap 3-4 bulan karena proses perhitungannya sendiri membutuhkan waktu yang cukup lama. Dalam hal ini, para petugas yang bertanggungjawab melakukan perhitungan harus benar-benar teliti agar tidak terjadi kesalahan.

Tata Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif

Tata Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif
Sumber gambar: pixabay

Dalam melakukan perhitungan stok ini diperlukan sebuah tim yang bertugas sebagai tim penghitung dan tim input. Sementara untuk tahap-tahap di dalamnya, bisa kamu ketahui melalui penjelasan berikut ini:

1. Tahap Awal

Tahap awal dilakukan jauh hari sebelumnya, biasanya sekitar 1 minggu sebelum proses perhitungan stok. Pada tahap ini komunikasi akan lebih intens dilakukan dengan karyawan bagian gudang. Adapun hal yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah:

  • Menginformasikan kepada bagian gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang akan digunakan untuk memberikan tanda stok yang telah dihitung pada saat perhitungan stok.
  • Melakukan koordinasi kepada bagian gudang untuk merapikan dan menata stok sesuai dengan kode dan jenis produk, sehingga tidak terjadi masalah yang berhubungan dengan ketidakberaturan produk.
  • Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok produk dengan barcode sesuai program. Sehingga setiap produk yang ada di gudang sudah dilengkapi dengan kode tertentu, tujuannya untuk memudahkan tim penghitung melakukan tugas.
  • Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan keterangan “TIDAK DIHITUNG” pada produk-produk yang tidak perlu dihitung.

2. Tahap Persiapan

Tahap ini merupakan tahap sebelum pelaksanaan perhitungan stok, biasanya dilakukan mendekati hari-H atau H-1. Adapun yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah:

  • Meminta semua tim untuk melakukan briefing terkait dengan pelaksanaan perhitungan stok barang. Dalam hal ini perlu dijelaskan mengenai tugas dari masing-masing karyawan yang akan terlibat dalam proses perhitungan stok barang.
  • Meminta bagian gudang untuk melengkapi data input terkait dengan mutasi produk sampai pada jam tutup operasional di H-1.
  • Menginstruksikan kepada bagian gudang untuk menghentikan mutasi produk terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan proses perhitungan stok selesai dilakukan.

3. Tahap Stock Opname

Pada tahap ini berlangsung kegiatan perhitungan stok produk. Adapun hal-hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:

  • Memastikan kembali bahwa semua data transaksi yang berhubungan dengan stok barang sudah di-input dengan baik ke dalam program.
  • Jika semua data stok sudah di-input maka langkah selanjutnya adalah mencetak atau print semua stok dari program sebagai acuan stok. Hasil print kemudian dibagikan kepada bagian akunting pada masing-masing tim perhitungan stok. Dalam hal ini hasil print sebisa mungkin tidak diberikan kepada orang gudang. Karena mereka tidak boleh mengetahui stok produk versi program pada saat perhitungan.
  • Proses perhitungan mulai berlangsung dan setiap stok sudah diberikan tag atau stiker agar tidak double.
  • Setiap lembaran data stok yang sudah diisi dengan hasil perhitungan kemudian diserahkan kepada tim input untuk dicopy ke dalam MS.Excel terlebih dahulu. Format MS.Excel harus bisa menunjukkan perbandingan versi program dengan stock opname.
  • Setelah proses perhitungan stok produk selesai maka selanjutnya dilakukan pengecekan ulang terhadap stok atau persediaan yang ada selisihnya.
  • Jika semua proses perhitungan stok tersebut selesai maka hasil perhitungan diserahkan kepada bagian akunting untuk dilakukan penyesuaian persediaan atau adjustment stock ke dalam program.

Jenis Persediaan yang Membutuhkan Stock Opname

Jenis Persediaan yang Membutuhkan Stock Opname
Sumber gambar: pixabay

Pada dasarnya, ada beberapa jenis persediaan yang membutuhkan perhitungan stok, seperti misalnya produk yang disimpan di dalam gudang ataupun toko. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah jenis-jenis persediaan yang dimaksud:

  • Persediaan bahan baku atau raw material yang merupakan bahan baku utama untuk menghasilkan suatu produk.
  • Persediaan barang dalam proses yang merupakan barang setengah jadi namun belum layak untuk dijual.
  • Persediaan barang jadi yang merupakan produk siap jual, namun masih tersimpan di gudang karena belum laku.
  • Persediaan bahan pembantu yang merupakan bahan penolong yang akan dipergunakan dalam proses pembuatan produk jadi.
Baca juga: 13 Cara Menentukan Harga Jual Produk atau Layanan yang Benar

Dokumen yang Diperlukan dalam Proses Perhitungan Stok/Stock Opname

Dokumen yang Diperlukan dalam Proses Perhitungan Stok/Stock Opname
Sumber gambar: pixabay

Dalam kegiatan dan proses perhitungan stok produk diperlukan beberapa dokumen pelengkap yang nantinya akan dijadikan bukti pencatatan agar kegiatan berjalan lancar. Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diperlukan:

  • Kartu Persediaan atau Kartu Barang yang berfungsi sebagai informasi mengenai produk secara spesifik.
  • Bukti Barang Masuk yang menginformasikan mengenai supplier, harga awal, dll yang digunakan untuk mencocokan data pembukuan dengan produk yang disimpan.
  • Bukti Barang Keluar yang merupakan bukti catatan mengenai produk yang keluar, termasuk tanggal, harga, jumlah, dan kemana tujuan produk dijual.
  • Bukti Keluar Masuk Barang yang digunakan untuk melihat data pencatatan produk masuk atau keluar secara lengkap.
  • Kartu Count Tag yang berisi informasi lengkap mengenai nama produk, tipe, lokasi produk, jenis kemasan, auditor terkait, dll.

Pentingnya Stock Opname bagi Perusahaan

pentingnya stock opname bagi perusahaan
Sumber gambar: pixabay

Kegiatan stock opname atau perhitungan stok produk bagi perusahaan terutama UMKM merupakan hal penting yang wajib dilakukan. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa stock opname penting bagi perusahaan:

  • Kegiatan perhitungan stok mampu meningkatkan akurasi pesanan terhadap stok suatu produk.
  • Membantu mengatur gudang dengan baik sehingga lebih tertata dan memudahkan untuk mencari stok yang dibutuhkan.
  • Menghemat waktu dan biaya karena akurasi data lebih terpercaya dan tidak perlu melakukan perhitungan ulang.
  • Meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan karena didukung oleh teknologi barcode scanner ataupun software.
  • Kegiatan perhitungan yang rutin akan meningkatkan repeat order karena pelayanan cenderung cepat dan tepat waktu.

Dari pengertian, tujuan, manfaat dan pentingnya stock opname pada perusahaan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Stock opname artinya adalah hal yang dibutuhkan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dalam bisnis dengan stok fisik yang disimpan perusahaan. Tidak hanya untuk stock gudang namun juga untuk toko, maupun barang lain yang disimpan perusahaan.

Selain itu, setiap perusahaan membutuhkan kegiatan stock opname untuk memastikan akurasi data pada pembukuan. Dengan begitu, maka bisa dilakukan penyesuaian jika ada selisih.

Dengan adanya kegiatan stock opname secara rutin, maka akan memudahkan perusahaan dalam mencari produk yang dibutuhkan, serta terhindar dari resiko terjadinya kekosongan stok produk yang akan berimbas pada penjualan.

Bayu Kurniawan

SEO Specialist di Komerce, berpengalaman lebih dari 4 tahun dalam SEO dan sangat tertarik pada digital marketing.

3 pemikiran pada “Stock Opname: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Pentingnya bagi Perusahaan”

Tinggalkan komentar