6 Kekurangan Microsoft Excel dalam Mencatat Aset, Pengusaha Wajib Tahu!

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mendukung kegiatan perkantoran. Dari mengolah angka, grafik, tabel, hingga analisis yang cukup kompleks termasuk pencatatan aset. Namun, rupanya ada beberapa kekurangan microsoft excel dalam mencatat aset.

Memang keberadaan Microsoft Excel menjadi kebutuhan penting dalam kegiatan perkantoran dan aktivitas lainnya yang membutuhkan perhitungan. Sehingga banyak perusahaan yang menggunakan perangkat lunak ini untuk kegiatan bisnisnya, salah satunya dalam hal pencatatan aset.

Data yang ada pada aset seperti nama, kondisi, lokasi, kategori aset, informasi finansial dan lainnya dianggap bisa diolah dengan tepat menggunakan Microsoft Excel. Namun, tahukah Anda jika pencatatan aset menggunakan Microsoft Excel justru memiliki kekurangan?

Kekurangan Microsoft Excel dalam Mencatat Aset

logo microsoft excel

Pencatatan aset menggunakan bantuan Microsoft Excel memang dirasa akan sangat praktis karena perhitungan didalamnya bersifat sistematis dan terstruktur. Namun hal itu tidak sepenuhnya benar, Anda perlu mengetahui kekurangan Microsoft Excel untuk mencatat aset seperti berikut ini:

1. Resiko Terjadinya Human Error Saat Pencatatan

Resiko terjadinya human error seperti typo ketika menginput data sangat mungkin terjadi dan hal ini akan sangat berpengaruh dalam pengumpulan data aset. Oleh karena itu, diperlukan ketelitian dan kecermatan ekstra agar data benar-benar valid sebelum disimpan sebagai arsip.

Selain itu, kemungkinan data terhapus atau salah input angka pada kolom jumlah juga sangat mungkin terjadi. Apalagi jika file Excel tersebut seringkali digunakan ketika Anda melakukan update data terbaru dari aset perusahaan yang berubah, di beberapa kolom atau cell.

2. Mencatat Informasi Aset secara Manual (Manual Entry)

Kekurangan Microsoft Excel dalam mencatat aset yang perlu diantisipasi selanjutnya adalah ketidakpraktisan dalam memasukkan data. Untuk mencatat berbagai macam aset perusahaan ini Anda harus melakukannya secara manual (manual entry).

Anda harus mengetik satu per satu aset ke dalam Excel. Tentunya aset perusahaan yang cukup banyak akan sangat menyita waktu ketika input data. Selain itu, lokasi aset yang sering berpindah juga membutuhkan update terbaru sesuai kondisi terakhir. 

3. Tidak Ada Histori pada Perubahan Data (Log Activity)

Kekurangan lainnya jika menggunakan Microsoft Excel dalam mencatat aset adalah tidak adanya histori pada perubahan data. Hal ini tentu akan sangat merugikan, terutama jika Anda secara tidak sengaja telah menghapus angka atau data informasi pada file tersebut.

Ketika data pencatatan ini juga digunakan untuk mencatat nilai, harga maupun perhitungan depresiasi, maka kesalahan tersebut akan menyebabkan perhitungan depresiasi menjadi tidak valid.

Mungkin jika penelusuran data hanya terdiri dari puluhan kolom saja maka peluang untuk menemukan kesalahan akan cukup mudah untuk dilakukan. Namun, bagaimana jika data aset perusahaan berjumlah hingga ribuan baris? Pasti akan sangat menyita waktu.

4. Tidak Adanya Notifikasi

Beberapa aset dalam perusahaan membutuhkan perawatan ekstra agar bisa tetap digunakan untuk mendukung aktivitas perusahaan. Ketika perusahaan tidak melakukan perawatan secara rutin maka hal itu akan mengakibatkan kerusakan aset sehingga tidak bisa digunakan.

Kerusakan yang terjadi pada aset tentu akan sangat merugikan karena membutuhkan biaya ekstra untuk perbaikan. Dengan adanya bantuan software manajemen aset hal itu bisa diantisipasi sejak dini, karena akan muncul notifikasi otomatis untuk melakukan perawatan.

Namun sayangnya, fitur notifikasi yang akan membantu menginformasikan kebutuhan untuk perawatan aset tidak ada di dalam program Microsoft Excel. 

5. Data atau Informasi Kurang Akurat

Pada saat perusahaan sudah melakukan input data aset secara lengkap, namun tidak diikuti dengan pencatatan perubahan informasi maka hal itu akan menimbulkan ketidakvalidan data. Terlebih jika data aset terdahulu belum diperbaharui, sehingga saat audit datanya tidak akurat.

Bisa saja Anda mencatat semua informasi terkait aset perusahaan dengan lengkap dan detail. Namun jika perubahan aset yang ada di lapangan tidak dicatat dan di update, maka informasi tersebut menjadi tidak akurat.

6. Butuh Waktu Lama untuk Rekonsiliasi Data

Biasanya setiap tahun perusahaan akan melakukan kegiatan audit dan tutup buku. Dalam hal ini proses audit akan membandingkan data sebelumnya dengan data hasil audit. Jika melakukan rekonsiliasi data dari dua dokumen Excel yang berbeda, maka waktunya akan lama.

Meskipun Microsoft Excel memiliki kelebihan dalam hal perhitungan yang terstruktur dan sistematis, namun rupanya hal itu kurang efektif untuk kegiatan pencatatan aset. Kekurangan Microsoft Excel dalam mencatat aset tentu harus diantisipasi dengan tindakan yang tepat.

Akan lebih baik jika data fixed asset milik perusahaan disimpan dalam sebuah database terpusat. Dengan begitu, maka pengguna bisa mengakses dan berkontribusi dalam mencatat perubahan dan update data pada aset perusahaan.

Dengan mengetahui kekurangan menggunakan Microsoft Excel dalam mencatat aset di atas, maka Anda bisa mengantisipasinya sejak dini. Hal ini penting untuk dilakukan agar pencatatan aset memiliki data yang akurat, bisa dipertanggungjawabkan dan up to date.

Bayu Kurniawan

SEO Specialist di Komerce, berpengalaman lebih dari 4 tahun dalam SEO dan sangat tertarik pada digital marketing.

Satu pemikiran pada “6 Kekurangan Microsoft Excel dalam Mencatat Aset, Pengusaha Wajib Tahu!”

Tinggalkan komentar

Subscribe to Our Newsletter

Kamu ingin meningkatkan penjualan bisnis? Dapatkan tips terbaru dari komerce.