Customer Service adalah suatu layanan yang sengaja dihadirkan di setiap perusahaan. Baik itu kecil atau bahkan besar, sedangkan fungsinya sendiri adalah sebagai salah satu sarana konsultasi, memecahkan masalah klien, dan juga sebagai pusat informasi untuk setiap pelanggan.
Motivasi kerja merupakan salah satu hal yang akan menentukan kinerja seseorang, termasuk customer service. Penting untuk menumbuhkannya, apalagi menjaganya karena dengan motivasi kerja customer service yang maksimal maka dampaknya sangat universal bagi perusahaan.
Maka dari itu, seorang pemimpin harus wajib menganalisa dan menerapkan berbagai cara untuk menjaga motivasi kerja customer service agar mereka dapat bekerja secara maksimal.
14 Cara Menjaga Motivasi Kerja Customer Service
Anda mau tahu cara menumbuhkan motivasi tersebut, lengkap dengan tips menjaganya agar menjadi budaya positif di tengah perusahaan? Pakai 14 tips berikut ini, lalu lihat secara berkala perubahan yang terjadi.
1. Saling Percaya
Hubungan yang baik antara karyawan dengan atasan harus terjalin dengan baik, dimulai dari menumbuhkan rasa saling percaya satu sama lain. Begitu juga dengan sesama karyawan, khususnya untuk posisi customer service.
Mulailah dari diri sendiri, dengan selalu jujur kepada semua karyawan di bagian front liner terutama customer service. Terutama soal informasi terkait produk bisnis, perubahan-perubahan yang terjadi sampai pada informasi personal yang bersifat umum.
Dengan rasa saling percaya, maka motivasi kerja akan tumbuh sebab setiap karyawan tidak merasa harus menyembunyikan sesuatu hanya untuk diri sendiri.
2. Hargai Pendapat dan Ide
Menghargai pendapat itu penting, terutama di lingkungan kerja karena setiap pendapat itu bisa saja menjadi solusi masalah. Bisa jadi juga mampu membantu upaya mengembangkan bisnis untuk jangka panjang.
Bagi pimpinan, jangan pernah merasa bahwa hanya pendapat Anda yang wajib didengar. Beri ruang karyawan terutama customer service untuk mengeluarkan pendapat, sebagai ujung tombak perusahaan.
Dari merekalah akan banyak informasi terkait konsumen yang akan didapat, jika pendapat mereka didengar otomatis mereka akan termotivasi untuk bekerja lebih giat karena merasa dihargai.
3. Ciptakan Hubungan Sosial Terbaik
Hubungan sosial yang baik, dimulai dari bagaimana Anda berkomunikasi dengan karyawan. Ketika komunikasi berjalan lancar, kemudian mereka menghargai atasan dengan cara yang tepat maka hubungan sosial sudah terjalin.
Tinggal bagaimana menumbuhkan motivasi karyawan khususnya customer service tersebut, dengan memaksimalkan hubungan. Misalnya dengan melakukan kunjungan ke rumah karyawan yang sedang sakit, sambil menciptakan hubungan yang baik juga dengan keluarga mereka.
4. Perencanaan Karier yang Jelas
Jenjang karir yang jelas, menjadi salah satu motivasi kerja semua karyawan termasuk para customer service perusahaan. Upayakan melakukan pelatihan secara berkala, untuk meningkatkan kemampuan kerja mereka melayani konsumen.
Dengan begitu, akan lebih mudah nantinya memberikan penilaian secara adil manakah yang bisa naik jabatan dengan kenaikan gaji customer service yang signifikan. Lalu mana karyawan yang masih butuh pengalaman lebih banyak, di dunia pelayanan konsumen.
5. Transparansi Peran
Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan pasti memiliki perannya masing-masing. Untuk meningkatkan motivasi kerja mereka, berikanlah pemahaman tentang peran mereka.
Lengkap dengan hubungannya terkait visi, misi, hingga tujuan dan target yang ingin dicapai perusahaan.
Ketika peran karyawan terlihat jelas, mereka akan lebih giat bekerja sebab sudah merasakan bahwa visi misi tersebut merupakan bagian dari diri sendiri. Alhasil, kinerja perusahaan juga akan ikut naik nantinya.
Baca juga: 12 Cara Menjadi Seorang Customer Service disukai Konsumen
6. Suasana Kerja Nyaman
Buatlah suasana kerja yang nyaman untuk para karyawan di meja pelayanan konsumen, mulai dari kelengkapan alat pendukung hingga koordinasi antar karyawan dan atasan. Dengan demikian, motivasi kerja akan jadi lebih mudah ditingkatkan tanpa paksaan.
Apalagi, customer service merupakan bagian yang langsung berhadapan dengan konsumen. Di mana mereka sering dibuat stress, dengan berbagai masalah konsumen yang harus mereka atasi dalam waktu cepat.
Ketika suasana kerja di belakang layar membuat mereka nyaman, otomatis saat kembali duduk dan melayani konsumen akan kembali fresh. Dampak positifnya yaitu mereka bisa memberikan pelayanan terbaik kepada siapapun.
7. Apresiasi Kinerja
Berikan apresiasi terhadap pekerjaan sekecil apapun yang dilakukan karyawan, walau terkesan sepele namun dampaknya sangat besar untuk memotivasi mereka.
Contoh, ketika seorang pelayan konsumen mampu menuntaskan tugas customer service terkait problem solving konsumen. Tak ada salahnya mentraktirnya makan siang untuk mengucapkan terima kasih.
8. Be The Best
Untuk membuat karyawan memiliki motivasi kerja tinggi, pimpinan harus menunjukkan hal yang positif. Salah satunya dengan menjadi pribadi terbaik dari berbagai sisi, mulai dari penampilan, tingkah laku, hingga pola pikir.
Sebagai rule mode karyawan, pimpinan yang baik akan mampu memberikan motivasi terbaiknya agar karyawan semakin berkualitas.
Apalagi, customer service sangat membutuhkan performa terbaik di depan konsumen. Ketika hal itu diperlihatkan oleh pimpinan mereka, maka akan lebih mudah untuk meniru hal baik tersebut saat bekerja.
9. Hubungan Berkualitas
Bangun hubungan berkualitas dengan karyawan, baik secara personal maupun tim. Dengan begitu, akan mudah untuk memotivasi mereka menjadi pribadi yang mau belajar dan terus mengembangkan kemampuan mereka.
Apalagi untuk posisi customer service, dibutuhkan wawasan yang terus terasah. Baik itu tentang produk bisnis, cara melayani konsumen, hingga upaya mencari solusi terbaik bagi konsumen.
10. Controlling
Melakukan kontrol kerja itu penting, sebagai upaya memotivasi karyawan agar tetap bekerja sesuai rule perusahaan. Apalagi customer service, ketika kontrol yang dilakukan tidak maksimal akan berdampak pada pelayanan yang bisa saja kurang maksimal kepada konsumen.
Cara kontrol yang baik adalah, dengan mendatangi divisi-divisi kerja tersebut pada jam kerja. Kemudian lihat apakah mereka bekerja sesuai aturan, ketika ada yang kurang tepat maka Anda bisa jadikan catatan dan didiskusikan personal atau secara tim dengan karyawan.
Tentunya dengan cara yang elegan, bukan emosional apalagi menyudutkan karyawan. Supaya, mereka paham dimana letak kesalahan yang dilakukan kemudian berupaya memperbaikinya.
Baca juga: 15 Kemampuan yang Wajib dimiliki Customer Service
11. Motivasi Perkembangan Karyawan
Memberikan motivasi kerja kepada karyawan juga sangat penting, tidak perlu dengan cara berlebihan namun tepat sasaran.
Misalnya, ketika customer service mengalami masalah keuangan maka Anda bisa memotivasinya dengan memberikan reward jika berhasil mencapai target tertentu.
12. Gathering Untuk Refreshing
Kerja keras sangat boleh dilakukan, tapi ada juga saatnya Anda dan karyawan butuh refreshing dari tuntutan kerja yang sangat maksimal setiap hari. Jadi, usahakan untuk membuat program gathering secara rutin untuk memberikan waktu santai kepada karyawan.
Bisa juga dijadikan ajang curhat, tentang apa kendala yang mereka rasakan selama bekerja kemudian dicarikan solusi terbaiknya. Anda juga bisa menjabarkan lagi, bagaimana kriteria customer service yang diharapkan, supaya para karyawan bisa berlomba memenuhinya.
13. Perhatian yang Wajar dan Tepat
Memberikan perhatian kepada karyawan yang membutuhkan memang tidak salah. Dengan perhatian tersebut, setidaknya Anda membuka peluang bagi karyawan untuk keluar dari masalah mereka dan membuatnya lebih semangat bekerja.
Tapi, jangan sampai berlebihan sehingga terkesan tidak adil. Hal ini justru akan menjadi masalah, dimana karyawan lain yang tidak diperhatikan akan merasa dianaktirikan. Pastikan saja, perhatian Anda berkualitas dan tepat pada setiap karyawan.
14. Bonus Sesuai Pencapaian
Sebagai atasan yang baik, jangan pelit memberikan bonus kepada karyawan jika memang itu hak mereka. Bonus akan jadi salah satu motivasi kerja, apalagi bagi karyawan yang memang membutuhkan pendapatan lebih untuk berbagai kebutuhannya.
Misalnya, bonus untuk karyawan customer service yang bisa mengatasi sejumlah masalah krusial dalam satu bulan.
Baca juga: 18 Perusahaan Besar Dengan Pelayanan Terbaik
Jika memang Anda ingin memberikan motivasi kerja customer service, maka 14 cara di atas bisa jadi solusinya. Lakukan secara kontinu supaya terdapat kepuasan timbal balik, antara karyawan, pimpinan, dan juga konsumen.
