komerce.id – Receiving gudang adalah salah satu proses untuk mengelola barang di gudang penyimpanan atau inventory management. Proses ini tidak boleh dilewatkan karena memiliki peran yang penting untuk mengatur stok barang dalam sistem pergudangan
Perusahaan yang baik biasanya menggunakan Sistem Manajemen Pergudangan atau Warehouse Management System untuk memastikan jumlah persediaan barang di dalam gudang, apalagi jika usaha yang dijalankan adalah online shop atau perdagangan barang lainnya.
Pada dasarnya receiving gudang dilakukan untuk memverifikasi barang yang diterima sudah sesuai standar. Selain itu dalam proses ini, perusahaan juga bisa memeriksa kondisi, waktu penerimaan, dan jumlah setiap barang yang sampai ke gudang.
Baca juga: Proses Inbound, Outbound dan Storage di Gudang
Apa itu Receiving Gudang?
Saat membangun suatu bisnis, selain mempelajari tentang pasar kamu harus punya pengetahuan yang berkaitan dengan pergudangan. Dalam dunia pergudangan kamu akan menjumpai berbagai istilah, salah satunya adalah receiving gudang yang akan dibahas pada penjelasan berikut.
Pengertian receiving gudang adalah aspek penting dalam proses pengelolaan barang. Aspek ini akan mempengaruhi proses storage dan tahapan lain dalam inventory management, sehingga kamu tidak boleh melewatkannya jika ingin seluruh proses dalam gudang berjalan lancar.
Intinya, receiving gudang merupakan proses penerimaan barang yang didapat dari berbagai sumber. Setiap barang yang diterima dan sampai ke gudang wajib di cek kualitas, kondisi, serta kesesuaiannya dengan order pembelian.
Tugas receiving gudang adalah untuk menerima barang, memastikan kualitas, membongkar muatan, dan melakukan verifikasi kesesuaian order. Jika sudah melewati tahapan-tahapan tersebut, barang bisa dilanjutkan ke proses selanjutnya.
Pentingnya Proses Receiving Gudang
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, receiving gudang adalah proses dalam Warehouse Management System yang dilakukan saat barang sampai ke gudang. Proses ini merupakan yang paling penting dan tidak boleh dilewatkan.
Untuk membentuk proses receiving gudang yang bagus perusahan wajib melakukan pemeriksaan ulang setelah menerima produk. Barang yang telah sampai di gudang harus dalam jumlah, kondisi, dan waktu yang sesuai dengan ketentuan.
Jika ada kesalahan, maka dampaknya akan berpengaruh sampai pada kegiatan dan operasi berikutnya dalam supply chain. Selain itu receiving gudang adalah proses yang dilakukan oleh pihak pergudangan untuk menjaga kondisi barang sebelum dilakukan pengiriman.
Bahkan receiving gudang sering disebut sebagai pintu awal dengan penjagaan ketat sebelum barang disimpan di tempat penyimpanan. Sehingga ketika menjalankan sistem pergudangan, kamu harus memperhatikan proses yang satu ini.
Baca juga: Pengertian Distribution Center
Jenis Receiving Gudang
Sebagai proses yang paling penting dalam pengelolaan barang, receiving gudang dibagi dalam jenis yang berbeda-beda. Secara umum proses ini membagi barang lokal dan impor yang didapatkan dari supplier. Agar lebih mudah memahami tentang pembagian ini, kamu bisa menyimak penjelasan berikut.
1. Receiving Gudang untuk Barang Lokal
Jenis penerimaan gudang yang pertama adalah barang lokal. Tujuan dari penerimaan jenis barang lokal di receiving gudang adalah untuk menampung material yang didapatkan dari sejumlah supplier dalam negeri.
Barang lokal ini biasanya dikirimkan oleh supplier dalam waktu pengiriman yang relatif cepat. Lamanya waktu pengiriman tergantung dari domisili dan lokasi barang. Semakin dekat dengan gudang, maka pengirimannya akan lebih singkat.
Setelah barang sampai di gudang, petugas akan melakukan bongkar muatan lalu memeriksa keadaan material. Petugas wajib menjalankan pemeriksaan, pencatatan, dan pengecekan kualitas untuk dijadikan acuan sebelum melanjutkan ke proses selanjutnya.
2. Receiving Gudang untuk Barang Impor
Berbeda dengan barang lokal dari dalam negeri, jenis barang impor pada receiving gudang dilakukan untuk menerima material yang dikirim oleh supplier luar negeri. Proses yang dilakukan hampir sama dengan jenis sebelumnya.
Namun pada receiving barang impor membutuhkan durasi yang lebih lama. Hal tersebut dipengaruhi o proses pengirimannya sudah memakan waktu karena jaraknya yang jauh. Apalagi jika barangnya dikirim menggunakan kapal laut.
Baca juga: Jasa Gudang Online
Proses Receiving Gudang
Receiving gudang adalah proses yang harus dilalui untuk menjamin kondisi barang dalam tempat penyimpanan. Proses ini dilakukan untuk menjamin kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan ketentuan yang sudah ditentukan.
Dalam administrasi receiving gudang, ada alur dan tahapan yang harus dilalui oleh petugas. Setiap tahapan ini memiliki peran yang penting untuk menjamin proses pengelolaan barang. Berikut adalah beberapa langkah dalam proses penerimaan gudang.
1. Menerima Surat Jalan
Salah satu dokumen yang dibutuhkan saat proses penerimaan barang adalah surat jalan. Pasalnya pada setiap pengiriman, perusahaan pasti akan memberikan surat jalan sebagai keterangan resmi untuk mengirim barang.
Surat jalan umumnya berisi tentang deskripsi dari barang. Mulai dari tanggal pengiriman, nama barang, nomor purchase order, hingga kuantitas. Keterangan ini nantinya wajib dicatat oleh petugas untuk keperluan administrasi.
2. Pengecekan Jumlah Barang
Tahapan selanjutnya adalah pengecekan barang sesuai dengan surat jalan. Petugas akan memeriksa apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan order yang dilakukan sebelumnya. Kemudian petugas menghitung jumlah barang.
Apabila jumlah barang diterima tidak sesuai, maka kuantitas di surat jalan dicoret dan diganti dengan angka yang benar. Tahapan ini penting supaya barang yang akan dikirim sama dengan pemesanan pengirimnya.
3. Pengecekan Fisik Barang
Setelah jumlah barang sudah sesuai, maka langkah berikutnya adalah pengecekan fisik barang. Tahapan ini harus dilakukan dengan teliti untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi dan kualitas yang baik.
Petugas akan mengecek fisik barang secara detail untuk memperhatikan apakah ada kerusakan. Jika terdapat bagian yang rusak, petugas harus segera memisahkannya sudah tidak tercampur dengan barang lainnya.
Barang yang rusak dapat dikembalikan ke supplier. Tujuannya adalah untuk mengajukan klaim penggantian. Setelah itu biasanya supplier akan mengirimkan barang baru dengan kondisi yang masih terjamin kualitasnya.
4. Pengecekan Standar dan Kualitas
Selanjutnya, petugas akan melakukan pengecekan kualitas barang dan menghubungi pihak Quality Incoming. Pihak ini memiliki kewenangan untuk meninjau kualitas dan mutu dari barang yang dikirim ke gudang.
QC berhak memberikan status “OK” atau “NG” (reject) terhadap setiap barang. Jika kualitasnya sudah sesuai, maka pihak QC akan menerima barang untuk selanjutnya disimpan di gudang. Tetapi jika barang ditolak, petugas wajib menghubungi supplier.
5. Menyusun Bukti Barang Masuk
Alur terakhir pada receiving gudang adalah pembuatan Bukti Barang Masuk (BBM). Form ini disusun untuk membuktikan bahwa pihak gudang sudah menerima barang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh QC.
Kesimpulannya, receiving gudang adalah proses atau alur dalam inventory management yang harus dilakukan oleh pihak gudang. Terutama jika kamu menjalan bisnis pada bidang perdagangan barang dalam jumlah besar.
Proses receiving gudang harus dilakukan untuk memastikan kondisi barang. Pasalnya setiap barang belum tentu berada dalam kondisi yang semestinya. Hal tersebut dikarenakan setiap barang melalui perjalanan panjang.
Selain itu receiving gudang juga penting untuk menjamin kualitas barang yang dikirimkan oleh supplier. Sehingga saat dikirim ke alamat penerima, barang masih berada dalam kondisi terbaik dan tidak mengalami kerusakan.
Kalau kamu butuh gudang untuk menyimpan stok produk kamu, yuk percayakan dengan Kompack! Gudang Kompack sudah berada di beberapa kota besar seperti Jakarta, Tangerang, Bekasi, dan Surabaya. Kamu cukup bayar mulai dari Rp 2.000 per pengiriman paket loh. Kunjungi kompack.id untuk informasi lebih lanjut.
