komerce.id – Setiap perusahaan yang bergerak dalam bisnis industri berskala besar seperti manufaktur dan distributor membutuhkan gudang sebagai tempat penyimpanan. Nantinya seluruh urusan pergudangan ini akan dikelola menggunakan warehouse management system.
Perusahaan perlu melakukan pengelolaan gudang secara maksimal supaya dapat memudahkan seluruh proses, mulai dari awal produksi hingga pendistribusian produk. Gudang tak hanya digunakan untuk menyimpan barang jadi, namun juga dijadikan tempat transit dan penyimpanan bahan baku.
Sistem manajemen gudang memiliki peran penting dalam supply chain. Tujuan dari sistem ini adalah untuk melakukan kontrol dan pemantauan terhadap seluruh proses pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan. Untuk lebih jelasnya simak pembahasan tentang sistem pergudangan berikut.
Baca juga: Pengertian Supply Chain Management
Pengertian Warehouse Management System
Memiliki gudang adalah hal yang penting bagi perusahaan untuk mengelola persediaan barang, biasanya pada pengelolaan gudang ada sistem manajemen yang dijalankan untuk mengatur seluruh proses di dalamnya.
Warehouse management system adalah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan oleh stakeholder untuk mengelola kegiatan dan pergerakan barang di dalam gudang. Dalam sistem ini proses masuk dan keluarnya barang selalu diawasi.
Konsep sistem manajemen gudang dijalankan untuk memantau seluruh transaksi inventory dan jumlah stok secara cepat dan akurat, mengatur tempat penyimpanan barang, serta menjalankan alur distribusi produk dengan baik.
Sistem manajemen gudang termasuk supply chain management yang menangani penerimaan, pengiriman, dan pengambilan bahan baku atau produk. Biasanya sistem ini dilengkapi dengan teknologi barcode scanner, bio-metrics, dan RFID.
Fungsi Warehouse Management System
Perusahaan yang memiliki sistem pengelolaan gudang biasanya dapat mencapai akurasi dan efisiensi dalam mengatur stok barang. Selain itu warehouse management system juga memiliki beberapa fungsi untuk meningkatkan kinerja perusahaan, seperti:
1. Mengurangi Limbah Produksi
Kebanyakan perusahaan yang bergerak di bidang industri dan manufaktur biasanya menghasilkan limbah dalam jumlah yang besar. Jika penumpukan limbah ini tidak dikelola maka dapat mempengaruhi perkembangan perusahaan dan membahayakan lingkungan sekitar.
Dengan menerapkan sistem manajemen gudang, perusahaan dapat mengurangi jumlah limbah produksi. Pengaturan tempat gudang, inventaris, dan tenaga kerja yang baik akan membantu perusahaan dalam menghemat biaya untuk mengelola limbah dan sampah.
2. Melacak Bahan Produksi Secara Real-Time
Seluruh proses produksi perlu diawasi dan dicatat supaya perusahaan dapat mengontrol persediaan barang di dalam gudang. Warehouse management system dapat membantu perusahaan untuk mengatur alur masuk dan keluarnya barang.
Selain itu sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pelacakan inventaris dengan nomor lot dan batch. Sehingga perusahaan dapat memantau progress bahan dan produk pada setiap tahap perjalanan melalui rantai pasok.
3. Mengoptimalkan Proses Gudang
Selama operasional gudang, pasti ada hambatan dan proses yang tidak sesuai rencana. Mulai dari proses pengiriman, pengepakan, pengambilan, sampai penerimaan inventaris. Supaya kegiatan produksi dan distribusi bisa berjalan lancar, perusahaan membutuhkan sistem manajemen gudang.
Dengan penerapan sistem pengelolaan dalam gudang, perusahaan dapat mengawasi seluruh kegiatan produksi. Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengontrol jalannya proses distribusi barang kepada konsumen.
4. Meminimalisir Human Error
Dalam konsep warehouse management system, perusahaan bisa menyederhanakan berbagai pekerjaan, mulai dari penyimpanan, pengambilan, hingga pengemasan barang jadi. Pasalnya dalam setiap proses produksi, tenaga kerja mungkin saja melakukan kesalahan atau keteledoran.
Perusahaan yang menjalankan sistem manajemen gudang dapat mengawasi seluruh kegiatan di dalam berjalannya suatu bisnis. Sehingga risiko human error akan menurun dan waktu operasional gudang lebih efisien.
5. Meningkatkan Hubungan antara Pelanggan dan Supplier
Terakhir, sistem manajemen gudang dapat memudahkan perusahaan untuk mengkoordinasikan operasi masuk dan keluar lewat komunikasi dengan supplier serta layanan transportasi. Terutama jika perusahaan menjual barang secara online melalui e-commerce.
Perusahaan harus menjalin hubungan yang baik dengan konsumen, supplier, reseller, dan penyedia jasa ekspedisi. Tujuannya supaya proses pengiriman pesanan kepada konsumen bisa berjalan sesuai rencana dan tepat waktu.
Baca juga: Pengertian Receiving Gudang
Jenis Warehouse Management System
Perusahaan yang mempunyai sistem untuk mengelola urusan gudang, umumnya mampu menjalankan proses produksi dan distribusi dengan baik. Terdapat beberapa jenis sistem manajemen gudang yang biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar, seperti:
1. Standalone On-Premises WMS
Jenis yang pertama adalah standalone on-premises yang terdiri dari sistem fungsionalitas dasar. Misalnya seperti fitur manajemen gudang inti dalam pengelolaan inventaris, pengiriman barang jadi, dan pemenuhan pesanan konsumen.
Perusahaan yang menjalankan jenis sistem ini biasanya membutuhkan tim IT untuk menyelesaikan masalah produksi secara digital, memelihara, dan meningkatkan performa aplikasi. Oleh karena itu sistem standalone on-premises membutuh waktu yang lebih lama.
2. Cloud WMS
Cloud Warehouse Management System merupakan sistem yang menerapkan penggunaan software-as-a-service atau SaaS berbasis web. Oleh karena itu perusahaan yang menjalankan sistem ini tidak membutuhkan tim IT yang banyak.
Perusahaan dapat menjalankan dan mengoperasikan manajemen gudang dengan lebih mudah. Sehingga perusahaan dapat menyesuaikan sistem manajemen gudang dengan kebutuhan dan produksi. Bahkan sistem ini juga bisa terintegrasi dengan sistem ERP dan teknologi canggih lainnya.
3. ERP WMS Modules
ERP WMS Modules merupakan sistem yang terintegrasi dengan solusi ERP atau Enterprise Resource Planning. Sistem ini terdiri dari modul untuk CRM, akuntansi, sumber daya manusia, serta inventaris dan pengelolaan pesanan.
Apabila menerapkan sistem ini, setiap orang dalam organisasi dan perusahaan akan mempunyai akses ke informasi gudang. Seluruh informasi tersebut selalu diupdate setiap saat sehingga perusahaan bisa mengawasi secara langsung.
Baca juga: Pengertian Distribution Center
Perbedaan Warehouse Management System dan Supply Chain Management
Ada dua hal penting yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan lancar, yaitu warehouse management system dan supply chain management. Kedua sistem tersebut sama-sama dibutuhkan oleh perusahaan, terutama yang bergerak dalam industri manufaktur skala besar.
Namun terdapat perbedaan yang cukup mencolok dari kedua sistem tersebut. Salah satunya adalah sistem manajemen gudang sebenarnya merupakan bagian dari supply chain management yang tidak bisa dipisahkan.
Proses supply chain management telah dimulai dari perencanaan sebelum produksi. Misalnya seperti saat memesan bahan baku yang tepat untuk bisa masuk dalam proses penyimpanan. Pada proses ini barulah sistem manajemen gudang hadir.
Selain itu, cakupan dalam supply chain management juga lebih luas. Hal tersebut dapat dilihat dari sistem manajemen gudang yang hanya fokus pada urusan logistic, penyimpanan, persediaan, dan pergerakan barang.
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa warehouse management system merupakan sistem yang bisa membantu perusahaan untuk mengelola barang di dalam gudang. Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan waktu secara efisien.
Maka tak heran jika banyak perusahaan besar di Indonesia yang menjalankan sistem manajemen gudang untuk memperlancar segala urusan bisnis. Mulai dari produksi bahan mentah, proses pengemasan, hingga pengiriman kepada konsumen.
Nah, buat kamu yang gak mau ribet urusin operasional gudang, titipin stok produk kamu di gudang Kompack aja! Kompack bisa mengatasi semua masalah pergudangan kamu mulai dari manajemen stok, packing, sampai pengiriman. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi kompack.id
Selain itu sistem manajemen gudang juga bisa dimanfaatkan untuk menyimpan kebutuhkan logistic perusahaan. Bahkan tempat ini dapat dijadikan tempat transit supaya proses pengiriman barang jadi lebih cepat.
