Inventory Control: Pengertian, Fungsi, Metode, dan Manfaatnya

Inventory control dalam bisnis merupakan aktivitas yang bersifat dinamis dan cukup rumit untuk dijalankan. Kerumitan tersebut berhubungan langsung dengan tingkat permintaan pasar, tuntutan untuk menekan cost, serta proses supply chain yang sebisa mungkin harus dipersingkat.

Meskipun rumit, apabila perusahaan berhasil menjalankan inventory control dengan baik, maka kepuasan pelanggan sekaligus keuntungan perusahaan akan meningkat.

Oleh karena itu, pengusaha atau pebisnis wajib memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan persediaan, membuat prakiraan persediaan akurat, serta menjaga fleksibilitasnya.

Arti Inventory Control Adalah

Inventory control adalah proses yang dilakukan agar sebuah perusahaan atau unit bisnis mampu memaksimalkan penyimpanan dan persediaan stok barang. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki level inventaris ideal dan diperlukan untuk mencukupi permintaan pasar.

Persediaan sendiri merupakan bahan jadi maupun masih dalam masa produksi yang sudah disesuaikan, supaya dapat memenuhi permintaan pasar setiap waktu serta dirawat sesuai dengan prosedur di dalam ruang penyimpanan yang disebut gudang.

Persediaan tersebut idealnya selalu dalam kondisi siap pakai dan dicatat secara rinci, baik itu persediaan yang masuk, keluar, dan yang tersisa.

Inventory control atau pengendalian persediaan dilakukan supaya perusahaan dapat menyimpan barang persediaan yang dibutuhkan, tanpa mengonsumsi anggaran berlebih di awal atau harus mempertaruhkan kepuasan konsumen.

Belakangan ini, pengelolaan persediaan menjadi satu hal yang cukup menjadi perhatian bagi kalangan pebisnis. Terlebih mereka yang memiliki persediaan dalam jumlah besar seperti pengecer dan distributor. Pasalnya, hal ini akan berdampak langsung pada keuntungan yang didapatkannya.

Pengertian Inventory Control Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian inventory control menurut para Ahli.

1. Menurut Richardus Eko Indrajit (2003:4)

Manajemen persediaan (inventory control) adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan dilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal.

2. Menurut Hendra Kusuma (2009)

Tujuan pengendalian persediaan yaitu menyelesaikan masalah-maslah seperti penetapan jumlah pesanan ekonomis (EOQ), berapa jumlah bahan baku, dan kapan bahan baku dipesan agar ongkos simpan dan ongkos pesan dapat minimal dan proses produksi stabil.

3. Menurut D.T. Johns dan H.A. Harding (2001:77),

Tujuan manajemen persediaan adalah meminimalkan investasi dalam persediaan namun tetap konsisten dengan penyediaan tingkat pelayanan yang diminta.

4. Menurut Zulian Yamit (2003)

Tujuan manajemen persediaan adalah meminimumkan biaya, oleh karena itu perusahaan perlu megadakan analisis untuk menentukan tingkat persediaan yang dapat meminimumkan biaya atau yang paling ekonomis.

Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management?

Istilah inventory control dan inventory management memang mirip dan kerap disamakan. Padahal keduanya berbeda. Pengendalian inventaris sendiri termasuk ke dalam manajemen inventaris. Jadi, inventory management memiliki ruang lingkup yang lebih luas dibandingkan pengendaliannya.

Definisi dari inventory management (pengelolaan persediaan) sendiri adalah proses pengawasan inventaris, dimulai dari bahan mentah, proses pengolahan, hingga persediaan barang jadi. Inventory management mencakup pemesanan (order) dan stok ulang produk (restock).

Tak hanya sampai di situ, inventory management juga mencakup pemilihan lokasi serta strategi yang tepat untuk penyimpanan produk, perkiraan inventaris, dan hal-hal lainnya yang masih berkaitan dengan persediaan.

Sementara itu, inventory control atau pengendalian persediaan lebih fokus pada level operasional dan memiliki peran penting di dalam manajemen gudang. Aktivitas yang dijalankan antara lain scanning barang yang baru masuk ke gudang secara realtime hingga melakukan persiapan unit untuk dirakit.

Fungsi Pengendalian Persediaan (Inventory Control)

Pengendalian persediaan yang dijalankan oleh sebuah perusahaan atau unit bisnis berfungsi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Secara lebih detail, kebutuhan yang dimaksud antara lain:

• Mengantisipasi keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang jadi yang diperlukan oleh perusahaan.
• Memastikan bahwa barang yang dipesan sudah sesuai dengan kebutuhan sehingga tak perlu ada proses retur atau pengembalian.
• Antisipasi apabila ada barang mengalami kenaikan harga secara mendadak.
• Mendapatkan laba atau keuntungan dari pembelian yang telah dilakukan sebelumnya.
• Menampung barang atau bahan baku yang hanya dihasilkan pada waktu-waktu tertentu (musiman).
• Memberikan pelayanan terbaik kepada pasar atau konsumen dengan selalu menyediakan produk-produk yang diperlukan.

Metode Inventory Control yang Baik dan Efisien

Pengendalian persediaan berpengaruh secara langsung terhadap proses transaksi masuk dan keluar, logistik, kepuasan konsumen, operasional, serta jumlah omset yang diperoleh perusahaan.

Dengan pengendalian persediaan yang baik, perusahaan lebih mudah memahami pola terbaik untuk melakukan pembelian dan pengelolaannya, serta menyempurnakan aktivitas operasional secara umum. Terdapat 6 metode dalam melakukan inventory control yang akan dijelaskan di bawah ini:

1. Tracking Inventory

Metode pertama disebut dengan tracking inventory yang artinya kegiatan pemantauan atau pelacakan terhadap produk-produk persediaan untuk mengetahui letak penyimpanan produk tersebut di dalam gudang.

Proses pemantauan atau pelacakan harus dilakukan secara real time supaya jumlah produk yang dapat dikirim kepada pelanggan bisa diketahui secara pasti dan jelas. Dengan begitu, perusahaan dapat langsung mengirimkan produk kepada pelanggan yang melakukan pemesanan.

Tracking inventory yang baik akan memudahkan perusahaan untuk membuat keputusan secara cepat apabila harus melakukan pengiriman ke lokasi atau unit lain. Apabila barang habis, informasi penundaan pun dapat diberikan dengan segera kepada pihak terkait.

2. Set Reorder Point

Set reorder point mengharuskan perusahaan untuk memesan inventaris dalam jumlah lebih banyak untuk antisipasi apabila persediaan habis. Hal tersebut dilakukan pada setiap Stock Keeping Unit atau SKU.

Pasalnya, beberapa jenis produk mungkin sangat diminati konsumen sehingga terjual dengan cepat. Sementara produk lainnya jarang peminat sehingga jumlah yang terjual pun cenderung kecil.

Jika pemasaran ulang dilakukan secara otomatis, artinya pemantauan manual dapat dikurangi dan pemesanan pun dapat dilakukan pada waktu yang tepat.

3. Quality Control

Quality Control atau QC membantu perusahaan dalam pengawasan pesanan dari pihak pemasok atau supplier, mengawasi inventaris pada seluruh batch, membuat keputusan yang tepat terkait pesanan penjual di masa mendatang, menyenangkan konsumen, serta memenuhi persyaratan atau peraturan.

Proses Quality Control akan lebih efisien dan mudah apabila dibantu dengan adanya inventory control. Ketika jumlah produk serta lokasi penyimpanannya diketahui secara pasti, perusahaan akan lebih mudah mengambil tindakan apabila terjadi penarikan produk dari pasar atau konsumen.

4. Menentukan Barang Persediaan

Perusahaan yang sudah berjalan cukup lama dan sudah cukup stabil sebaiknya selalu berusaha untuk memaksimalkan inventaris. Pasalnya, kebutuhan terhadap inventaris atau persediaan produk tersebut akan mengalami fluktuasi sepanjang tahun.

Pemaksimalan inventaris juga sebaiknya dilakukan oleh perusahaan atau pebisnis yang musiman. Pasalnya, produk yang tidak dijual secara konsisten atau tidak lagi tersedia memerlukan proses pengendalian persediaan yang berlainan.

Dampaknya, tidak semua SKU yang sama selalu bisa dipesan. Begitu juga dengan jumlahnya yang tak selalu sama.

Jika suatu SKU hanya menghasilkan sedikit keuntungan dan menghabiskan lebih banyak modal, sebaiknya dihentikan saja. Hal ini perlu dilakukan agar omzet dan laba yang didapatkan perusahaan terus stabil.

5. Memberlakukan Zonasi

Zonasi diperlukan untuk perusahaan yang memiliki banyak SKU dan bermacam-macam produk. Tujuannya yaitu menjaga keteraturan produk dan memudahkan ketika harus menemukannya.

Metode yang satu ini berkaitan dengan cara perusahaan menata gudangnya, menentukan layout gudang, dan kedekatan peletakan produk-produk yang relevan. Hak ini akan memberikan dampak yang baik pada aktivitas operasional hingga produktivitas perusahaan.

Zonasi membantu penataan ruang pada gudang khususnya untuk menentukan area-area tertentu sesuai kebutuhan. Misalnya satu area memerlukan pendinginan dengan suhu tertentu, atau penentuan area khusus untuk menyimpan bahan-bahan yang berbahaya.

Contoh lain dari zonasi adalah memisahkan produk dengan jenis yang sama namun memiliki nomor batch berbeda. Memisahkan produk berdasarkan tanggal kedaluwarsa atau memisahkan produk berdasarkan frekuensi pemisahan, termasuk pemberlakuan zonasi dalam pengendalian inventaris.

6. Audit Secara Teratur

Pengelolaan persediaan akan membantu perusahaan dalam melakukan audit inventaris. Dengan inventory control, audit inventaris dapat berjalan dengan efisien. Masalah-masalah pun lebih mudah diidentifikasi bahkan perusahaan dapat melakukan tindakan preventif sebelum masalah terjadi.

Zonasi yang telah diberlakukan sebelumnya menjadikan ruangan penyimpanan atau gudang lebih terorganisir. Terlebih dibantu dengan pencatatan yang ketat dan software manajemen inventaris, perusahaan dapat melakukan audit secara teratur guna mengoptimalkan level inventaris.

Manfaat Inventory Control bagi Perusahaan

Secara umum, pengendalian inventaris dapat membantu perusahaan dalam menekan atau mengurangi modal, memaksimalkan sistem pergudangan, serta meningkatkan kepuasan dan kesenangan pelanggan.

Lebih jauh, pengendalian persediaan yang dilakukan dengan baik akan memberikan dampak positif lainnya bagi perusahaan. Manfaat yang dirasakan perusahaan antara lain:

1. Menjaga Perhitungan Secara Lebih Akurat

Manfaat paling awal yang dirasakan dari pengendalian persediaan adalah perusahaan memiliki perhitungan yang akurat. Hal ini dilakukan dengan sistem barcode yang ada pada setiap produk.

Dengan cara memindai barcode tersebut, produk yang masuk dan keluar dapat diketahui secara realtime. Level persediaan pun dapat dilaporkan kapan pun secara akurat.

2. Membantu Membuat Keputusan

Mengelola persediaan tidak hanya sekedar melakukan pelacakan terhadap persediaan. Di dalamnya juga mencakup perhitungan terhadap perputaran persediaan. Perputaran yang dimaksud di sini adalah tingkat kecepatan penjualan persediaan dan penggantiannya dalam durasi waktu tertentu.

Dalam setiap waktu, jumlah penjualan produk tidak akan pernah sama. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu melakukan pengukuran terhadap tingkat perubahan tersebut di setiap waktu supaya dapat menyesuaikan jumlah persediaan yang harus ada.

Pengendalian persediaan juga mampu membantu perusahaan dalam menghubungkan seluruh aktivitas mulai dari proses produksi atau manufaktur hingga aktivitas penjualan serta permintaan pasar terhadap produk.

Proses tersebut menghindarkan perusahaan dari berbagai hambatan, serta mempercepat proses, mengenali barang yang pergerakannya lambat atau sudah usang, dan membantu evaluasi setiap supplier.

3. Menghilangkan Write-off

Dampak lain dari pengendalian persediaan juga berpengaruh terhadap akuntansi persediaan secara langsung serta mengukur nilai persediaan fisik, dan harga pokok penjualan (HPP) sepanjang waktu.

Pengelolaan persediaan yang baik akan membantu perusahaan terhindar dari write off untuk inventaris yang sudah tidak lagi memiliki nilai.

Caranya adalah dengan mengurangi pemborosan, memudahkan perhitungan terhadap nilai inventaris, dan meningkatkan keuntungan hanya dengan mempertahankan inventaris yang benar-benar dibutuhkan saja.

4. Pesanan Tercukupi

Manfaat terakhir dari pengendalian persediaan atau inventaris adalah perusahaan selalu memiliki jumlah persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pasar. Perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang melimpah di gudang asalkan kebutuhan konsumen dapat tercukupi dengan baik.

Pengendalian inventaris akan memperhitungkan jumlah persediaan yang aman sehingga perusahaan dapat memberikan pesanan konsumen secara tepat waktu tanpa harus membuat pelanggan terlalu lama menunggu.

Dari seluruh penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan atau inventory control adalah proses untuk memaksimalkan penyimpanan inventaris produk, agar perusahaan dapat memastikan bahwa persediaannya cukup untuk memenuhi permintaan pasar secara tepat waktu.

Manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan yang menerapkan pengendalian inventaris antara lain memiliki perhitungan inventaris yang akurat, lebih mudah dalam menentukan keputusan, mengurangi terjadinya write off, serta dapat memaksimalkan pemenuhan terhadap permintaan pasar.

Inventory control dapat dipraktekkan secara efektif dan efisien pada perusahaan dengan menerapkan rangkaian metode pelacakan inventaris, pengaturan reorder point, quality control (QC), menentukan inventaris yang dibutuhkan, mengatur zonasi, serta teratur melaksanakan audit.