Dalam transaksi jual beli pasti akan ada bukti transaksi yang menyertai. Salah satu bukti transaksi yang berlaku dalam transaksi jual beli adalah faktur atau invoice. Faktur merupakan komponen yang penting sebagai bukti transaksi dan pencatatan keuangan karena menjadi acuan dalam melakukan pembukuan oleh akuntan.
Untuk menjaga kondisi keuangan, pembukuan keuangan memang harus dilakukan dengan benar. Salah satu dasar yang digunakan dalam membuat pembukuan keuangan adalah faktur. Selain itu faktur juga digunakan untuk sebagai bukti fisik apabila pelanggan melakukan komplain terkait pembelian atau produk.
Perusahaan yang memiliki reputasi baik biasanya akan menerbitkan faktur tanpa diminta oleh pelanggannya. Penerbitan ini dilakukan begitu barang diterima oleh pembeli. Selain digunakan oleh akuntan, faktu juga dapat digunakan untuk mengecek dan memastikan ketersediaan barang di gunakan.
Baca juga: 10 Contoh Faktur Pembelian dan Komponen Penting di Dalamnya
Apa itu Faktur Pembelian?
Sebelum membahas lebih lanjut, sebenarnya apa sih pengertian faktur pembelian? Secara umum, Faktur pembelian adalah faktur atau invoice yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari penjual. Faktur pembelian adalah istilah untuk faktur penjualan dimana barang atau jasa yang dibeli sudah diterima.
Faktur pembelian atau purchase invoice adalah bukti transaksi yang diterbitkan oleh penjual dan didapatkan oleh pembeli pada saat melakukan pembelian, faktur juga dijadikan dokumen bukti jika barang sudah diterima oleh pembeli. Barang-barang yang dalam transaksinya menerbitkan faktur biasanya merupakan BKP atau JKP (Barang Kena Pajak / Jasa Kena Pajak).
Pajak Pada Faktur Pembelian
Dapat dikatakan bahwa faktur pembelian adalah bukti transaksi yang diterima oleh pembeli barang kena pajak maupun bagi pengguna jasa kena pajak. Namun faktur pembelian bukanlah faktur pajang. Keduanya berbeda dokumen maupun fungsinya. Meskipun begitu, tanpa faktur pembelian PKP tidak bisa membuat faktur pajak masukan.
Jadi bisa dikatakan bahwa faktur pembelian merupakan dokumen pendukung untuk membuat faktur pajak masukan. Faktur pembelian merupakan elemen penting dalam pengarsipan dokumen PKP. Saat DJP melakukan pemeriksaan faktur pajak masukan, salah satu dokumen yang bisa disajikan adalah faktur pembelian.
Komponen Faktur Pembelian
Pada dasarnya faktur pada pembelian ini sama dengan faktur penjualan, elemen yang terdapat di dalamnya juga memiliki kesamaan, antara lain:
- Nama perusahaan atau identitas penjual, bagian ini meliputi nama, logo dan alamat perusahaan. Jika memungkinkan, nomor telepon yang bisa dihubungi juga bisa dimasukkan.
- Nama konsumen atau pembeli yang ber-transaksi lengkap dengan alamatnya.
- Nomor seri atau nomor transaksi.
- Tanggal faktur.
- Detail transaksi.
- Nominal yang dibayar, nominal ini mencakup sub total dan PPN yang harus dibayar oleh konsumen.
- Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan konsumen. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak.
Data-data di atas bisa memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan. Jika terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya lebih mudah diperiksa karena data yang diberikan lengkap.
Baca juga: Faktur Penjualan: Pengertian, Komponen, Manfaat, & Cara Membuatnya
Manfaat Faktur Pembelian Adalah
Ada berbagai macam dari manfaat faktur pembelian yang dapat dirasakan. Itulah mengapa setelah menerima faktur pembelian sebaiknya pembeli tidak membuang begitu saja dokumen ini. Manfaat-manfaat tersebut meliputi:
1. Bukti Transaksi Fisik
Manfaat yang pertama dari faktur pembelian adalah sebagai bukti transaksi fisik. Bukti transaksi ini sangat berguna sebagai dokumen pendukung ketika terdapat masalah dengan barang yang dibeli. Dengan adanya faktur maka kamu akan lebih mudah dalam mengajukan komplain dan terdapat informasi pembelian di dalamnya.
Kadang terdapat kesalahan pengiriman dalam sebuah transaksi. Jika kamu ingin melakukan komplain, maka kamu harus dapat menunjukkan bukti transaksi yaitu faktur pembelian.
2. Informasi Nilai Tagihan
Salah satu hal yang tertera di dalam faktur pembelian adalah jumlah harga dari pembelian barang. Dengan adanya informasi tersebut, kamu bisa tau jumlah yang harus dibayar oleh pembeli pada setiap transaksi.
Informasi ini juga menjadi dasar informasi untuk melakukan penagihan apabila pembeli membeli barang dengan cara berhutang. Dengan adanya catatan dari faktur pembelian akan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam melakukan penagihan.
3. Dokumen Sah untuk Pencatatan Keuangan
Bagi akuntan, bukti transaksi merupakan hal yang sangat penting.Dengan bukti transaksi yang mereka dapatkan, akuntan dapat melakukan pembukuan keuangan. Selain itu, bukti transaksi juga sangat dibutuhkan untuk pencatatan pajak.
Faktur pembelian merupakan dokumen yang dianggap sah untuk melakukan catatan keuangan dalam dunia akuntansi. Hal ini dikarenakan faktur penjualan merupakan dokumen resmi bukti transaksi antara penjual dan pembeli.
4. Klaim Untuk Konsumen
Faktur penjualan adalah bukti yang dikeluarkan oleh penjual atas pembelian atau transaksi yang dilakukan dengan konsumen. Namun terkadang, terdapat kesalahan atau kerusakan yang mengharuskan konsumen untuk meminta penggantian barang (retur) atau ganti rugi atas kerusakan barang tersebut.
Jika hal itu terjadi, kamu harus menyertakan dokumen pendukung agar komplain yang kamu sampaikan mendapat perhatian atau tanggapan dari penjual. Dokumen pendukung yang dapat kamu gunakan salah satunya adalah faktur penjualan. Faktur penjualan mencatat detail transaksi yang kamu lakukan dari nama pembeli, jenis barang, sampai nominal harga.
5. Menunjukkan Persediaan Barang Perusahaan
Dalam faktur pembelian terdapat jumlah barang yang dibeli oleh pembeli. Dengan pencatatan itu maka perusahaan dapat mengetahui seberapa banyak barang yang telah dibeli. Data ini juga dapat digunakan sebagai acuan ketika perusahaan ingin membeli barang untuk memperbarui stock.
Tak hanya itu, data dari faktur juga dapat menjadi acuan dalam menentukan kebijakan perusahaan. Misal, dari data faktur terungkap bahwa barang A merupakan barang yang paling banyak dibeli, maka perusahaan dapat menyediakan stok barang A lebih banyak dari yang lainnya.
Baca juga: 10 Contoh Faktur Penjualan dan Komponen Penting di Dalamnya
Langkah Membuat Faktur Pembelian
Selanjutnya adalah cara membuat faktur pembelian. Namun, sebelum membuat faktur pembelian, kamu harus tau apa saja yang dicantumkan dalam sebuah faktur. Berikut ini adalah hal-hal yang wajib ada:
- Identitas Penjual. Identitas penjual meliputi nama penjual, logo, dan alamat perusahaan jika ada. Kamu bisa menambahkan hal lain seperti nomor telepon dan akun media sosial jika diperlukan.
- Identitas pembeli seperti nama, nama perusahaan pembeli, nomor kontak dan sebagainya
- Kode transaksi. Bisa berupa nomor transaksi, nomor seri, atau nomor urut nota
- Tanggal dibuat faktur
- Detail barang atau transaksi berupa nama barang atau layanan, jumlah barang, atau tipe barang
- Nominal yang harus dibayar yang mencangkup total harga dan biaya tambahan lainnya seperti PPN, biaya jasa angkut, dan sebagainya
- Nama dan tanda tangan perwakilan perusahaan yang bertanggung jawab atas pembelian tersebut, misalnya kasir.
- Nama dan tanda tangan perwakilan perusahaan pembeli atau penerima barang
Cara untuk membuat faktur pembelian sendiri dapat kamu ketahui dalam penjelasan di bawah ini. Kamu bisa menggunakan microsoft excel untuk membuat faktur penjualan. Bagaimanakah caranya?
- Buka software Ms. Excel
- Pilih File > New From Other Template > template invoice.
- Sesuaikan identitas perusahaan dengan perusahaan selaku penjual. Sesuaikan juga logo, alamat, dan nomor telepon
- Lengkapi judul tabel dengan poin-poin yang dibutuhkan seperti di atas
- Isi tabel sesuai dengan detail penjualan
- Selesai. Kamu bisa mencetak invoice atau mengirimkannya pada pembeli secara digital.
Untuk saat ini sudah terdapat berbagai aplikasi yang mempermudah pembuatan faktur atau invoice untuk kepentingan transaksi. Kamu bisa berlangganan atau mengunduh di internet. Namun, jika kamu belum dapat menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut kamu bisa membuatnya dengan Ms. Excel.
Itulah penjelasan lengkap tentang faktur pembelian beserta manfaat yang bisa kamu peroleh dengan membuat faktur pembelian. Membuat faktur penjualan bukanlah hal yang sulit, namun bukan berarti kamu bisa menyepelekan dokumen ini. Kamu tetap membutuhkan ketelitian karena fungsi dari dokumen ini yang begitu banyak.
Apakah kamu sudah cukup mengerti dengan pengertian, manfaat, komponen, serta cara pembuatannya? Jika sudah, kamu bisa membagikan artikel ini untuk membantu pebisnis yang lain agar dapat mengerti manfaat dan isi dari faktur penjualan.
