komerce.id – Istilah inventory control tentu sudah tidak asing bagi kamu yang sedang menjalankan bisnis manufaktur, grosir, ritel, makanan dan minuman. Kegiatan ini dilakukan sebagai upaya untuk memaksimalkan inventaris perusahaan. Agar sesuai target, maka diperlukan strategi inventory control yang ampuh.
Selain bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan inventaris perusahaan, kegiatan pengelolaan inventaris juga bertujuan untuk mendapatkan keuntungan serta meminimalisir kerugian. Kegiatan ini tentu saja akan sangat berpengaruh pada efisiensi perusahaan sehingga menjadi lebih baik.
Inventory control sendiri memiliki fungsi yang cukup penting karena bisa digunakan untuk mengoptimalkan tingkat stok produk, memprediksi kebutuhan stok, melakukan valuasi inventaris, serta mengawasi perpindahan stok dari satu gudang ke gudang lainnya.
9 Strategi Inventory Control yang Ampuh
Mengingat pentingnya kegiatan inventory control ini maka diperlukan strategi inventory control yang tepat dan efisien. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah strategi inventory control yang wajib kamu ketahui:
1. Mengatur Tingkat Stok
Apa jadinya jika sebuah perusahaan kehabisan stok? Tentu saja hal ini akan menimbulkan masalah pada kegiatan bisnis yang sedang dijalankan. Selain bisa mengecewakan konsumen, pemasukan perusahaan juga akan berkurang.
Sebagai langkah untuk mengantisipasi kemungkinan tersebut maka diperlukan strategi pengelolaan stok minimum pada setiap produk yang dijual. Sehingga ketika stok bisnismu sudah menyentuh pada level minimum, maka kamu bisa langsung mengisi ulang stok.
Untuk menentukan level minimum stock, maka kamu bisa mempertimbangkan berdasarkan lamanya waktu rata-rata produk terjual dan waktu yang biasa digunakan pemasok untuk mengirimkan barang.
Dengan strategi ini, maka stok baru sudah tersedia sebelum stok lama habis dan kamu pun tidak akan kehabisan stok. Untuk keperluan ini biasanya perusahaan akan menyerahkan tanggung jawab kepada tim procurement yang melakukan pengawasan stok secara teratur.
Selain itu, beberapa perusahaan juga memanfaatkan software atau sistem otomatis tertentu yang akan memberikan pemberitahuan ketika stok produk di perusahaan sudah menyentuh level minimum.
2. Pengelolaan Gudang Penyimpanan
Gudang penyimpanan untuk stok produk juga tidak kalah penting untuk diperhatikan karena jika kondisi gudang tidak sesuai akan membuat produk cepat rusak sehingga merugikan perusahaan. Oleh karena itu, gudang harus memiliki standar penyimpanan yang baik.
Selain memperhatikan suhu ruangan yang harus terkendali dengan baik, rak maupun tempat penyimpanan produk juga harus rutin diperiksa agar terhindar dari resiko kerusakan. Selain itu, tumpukan barang yang melebihi kapasitas juga harus dihindari.
Penting juga untuk menempatkan stok produk berdasarkan tingkat permintaan pasar, sehingga akan lebih mudah untuk mendistribusikannya sesuai kebutuhan. Beberapa produk paling laris bisa ditempatkan di rak terdepan sehingga mudah untuk dijangkau.
3. Strategi Inventory Control dengan Membuat Kategori Stok
Strategi ini wajib bagi kamu yang memiliki beragam variasi barang inventaris dalam perusahaan. Dengan adanya kategori stok maka akan lebih mudah untuk menentukan skala prioritas, baik dari segi keuangan maupun rasio penjualan.
Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk membuat kategori adalah dengan metode ABC, yaitu penggolongan kategori berdasarkan tingkat harga maupun ketahanan produk. Misalnya kategori A untuk produk yang memiliki prioritas tinggi, kemudian diikuti oleh kategori B dan C.
Dalam hal ini perusahaan juga bisa membuat kategori stok sesuai dengan produk yang dihasilkan. Jika produk perusahaan memang lebih dari tiga, maka bisa menambahkan produk ke empat dalam kategori D, dan seterusnya.
4. Penggunaan Teknologi Inventaris
Strategi inventory control selanjutnya adalah penggunaan teknologi inventaris yang akan memudahkan dalam kegiatan pengendalian inventaris. Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem otomatis software dalam pengelolaan inventarisnya.
Software pengelolaan inventaris ini sudah dilengkapi dengan berbagai macam fitur seperti optimasi tingkat stok, prediksi kebutuhan stok, monitoring perpindahan stok dari satu gudang ke gudang lainnya, pelacakan proses distribusi, hingga kegiatan evaluasi pada laporan.
Dengan adanya software ini maka efisiensi perusahaan akan semakin meningkat karena sistem akan mengintegrasikan dengan sistem lainnya dalam perusahaan, seperti bagian selling atau distribusi, pembelian stok, dan juga akuntansi.
5. Pemesanan Ulang Stok
Selain masalah intern perusahaan, adakalanya masalah juga bisa muncul dari pihak pemasok sehingga menghambat pengelolaan inventaris. Seperti ketika pemasok sulit untuk dihubungi atau terkendala pada pasokan yang datang tidak tepat waktu.
Kondisi tersebut akan sangat berpengaruh pada stok produk di gudang sehingga bisa menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan. Namun di lain pihak, ada juga perusahaan yang belum bisa melunasi pembayaran untuk stok yang sudah dikirim dan hal ini akan menimbulkan masalah.
Oleh karena itu, dibutuhkan strategi yang tepat untuk mengantisipasi berbagai permasalahan tersebut, yaitu dengan cara mengatur proses pemesanan stok secara tepat waktu serta menggunakan sistem pembayaran otomatis.
Selain itu, proses pemesanan ulang stok juga harus optimal. Dengan strategi ini maka penyimpanan gudang yang menjadi modal utama dalam bisnis akan semakin maksimal. Dengan pemesanan yang optimal diharapkan bisa membantu mengurangi budget.
6. Strategi Inventory Control dengan Teknik FEFO & FIFO
Strategi inventory control yang ampuh selanjutnya adalah dengan teknik FEFO dan FIFO. Bagi kamu yang sudah berkecimpung dalam bidang pengendalian inventaris tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah FEFO dan FIFO yang bertujuan untuk meminimalisir kerusakan produk.
FEFO merupakan singkatan dari First Expired First Out yang merupakan strategi untuk mendahulukan produk yang tingkat expired-nya lebih cepat untuk segera dijual atau didistribusikan. Strategi ini sangat cocok jika diterapkan di industri makanan dan obat-obatan.
Sementara FIFO merupakan singkatan dari First in First Out yang merupakan strategi untuk menempatkan barang yang paling awal masuk di bagian paling luar, di bandingkan dengan produk lainnya.
Kedua strategi tersebut banyak digunakan oleh perusahaan yang sudah terbukti cukup efektif untuk meminimalisir terjadinya kerusakan produk, sehingga resiko terjadinya kerugian pada perusahaan akan semakin berkurang.
7. Melakukan Audit Inventaris secara Rutin
Melakukan audit inventaris secara rutin merupakan salah satu strategi inventory control dan tidak boleh dilewatkan oleh perusahaan. Adakalanya perusahaan hanya menggunakan software otomatis dan tidak melakukan pengecekan secara fisik.
Hal ini dilakukan karena adanya anggapan bahwa inventaris yang ada sudah sesuai dengan jumlah yang tertera pada sistem. Padahal hal ini sangat beresiko, karena bisa saja terjadi salah input atau bahkan pencurian produk oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
Untuk mengantisipasi dan menghindari resiko kesalahan input dan pencurian produk, maka sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan pengecekan serta audit inventaris secara rutin. Sehingga ketika ada ketidaksesuaian data bisa langsung diketahui saat itu juga.
Memanfaatkan sistem manajemen inventaris dengan software memang akan membuat perusahaan lebih cepat untuk mencatat jumlah stok produk. Sebab, kamu hanya perlu menggunakan barcode scanner yang secara otomatis sudah terintegrasi dengan sistem.
Meskipun begitu, perusahaan tetap harus melakukan apa yang disebut dengan stock opname untuk memastikan bahwa jumlah stok produk secara fisik sama dengan data yang tertera di inventaris. Hal ini juga bisa berguna untuk meningkatkan akurasi data dan menghindari error.
Selain itu, dengan strategi audit inventaris yang dilakukan secara rutin maka kondisi gudang dan lokasi penyimpanan stok produk akan lebih terpantau. Seperti misalnya apakah gudang tersebut masih layak digunakan, fasilitas apa saja yang harus ditambahkan, dll.
8. Membuat Forecast Persediaan
Strategi lainnya yang tidak kalah penting adalah membuat forecast persediaan atau perkiraan persediaan stok produk. Tentunya memiliki stok produk dalam jumlah hingga ratusan ribu merupakan tantangan tersendiri bagi perusahaan.
Membuat forecast persediaan memang cukup rumit dan tidak mudah karena kamu harus melakukan pengecekan seluruh alur stok produk. Namun, disisi lain jika kamu tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik, maka hal itu akan beresiko pada hilangnya stok produk.
9. Pengelolaan Keamanan Gudang Inventaris
Strategi inventory control selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengelola keamanan gudang inventaris. Hal ini sangat penting agar resiko kehilangan stok produk bisa diminimalisir secara lebih efektif.
Strategi ini bisa kamu lakukan dengan cara menempatkan karyawan sebagai pengawas gudang yang memiliki loyalitas tinggi dan dapat dipercaya ketika diberikan tanggung jawab. Selain itu, kamu juga bisa melengkapi sistem keamanan dengan CCTV, alarm keamanan, dll.
Melakukan kegiatan pengelolaan inventaris perusahaan atau persediaan produk memang bukan perkara yang mudah, karena sifatnya sangat kompleks. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan strategi inventory control yang efisien agar perusahaan tidak mengalami kerugian dalam bisnisnya.
Sebagai solusinya, kamu bisa menerapkan kesembilan tips inventory control yang telah diulas sebelumnya. Mulai dari pengaturan tingkat stok, pengelolaan gudang penyimpanan, kategori stok, teknologi inventaris, pemesanan ulang stok, teknik FEFO dan FIFO, audit inventaris, forecast persediaan hingga mengelola keamanan gudang.
Dengan menerapkan strategi inventory control yang paling ampuh di atas, maka perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola dan mengatur stok barang. Dengan begitu, maka efisiensi perusahaan akan semakin meningkat dan terhindar dari resiko yang merugikan.
