komerce.id – Ketika mengembangkan suatu bisnis, pasti terjadi aktivitas jual beli barang dagang. Dalam aktivitas tersebut kamu wajib melakukan pencatatan saat ada persediaan barang yang masuk dan keluar agar perusahaan dapat mengetahui pergerakan barang.
Ada dua jenis sistem pencatatan yang paling umum digunakan, yaitu perpetual inventory system dan metode periodic. Kedua sistem tersebut sama-sama penting untuk dipelajari. Namun sistem perpetual inventory dianggap lebih baik karena memiliki kontrol sistem penyimpanan berkas penjualan terbaik.
Dengan sistem pencatatan yang baik, perusahaan bisa mengontrol keluar masuknya persediaan barang. Aktivitas pencatatan dilakukan setiap waktu agar tidak ada transaksi yang terlewat. Nah untuk kamu yang ingin mempelajari tentang sistem perpetual inventory, simak pembahasannya berikut ini.
Baca juga: Pengertian dan Manfaat Average Inventory
Apa itu Perpetual Inventory System?
Salah satu metode yang sering dipakai untuk mencatat inventaris perusahaan adalah perpetual inventory system. Metode ini biasanya dilakukan untuk proses pencatatan berdasarkan data yang selalu diperbaharui setiap waktu.
Artinya, jika menggunakan metode perpetual kamu harus melakukan pencatatan terus menerus dengan mengikuti setiap transaksi masuk dan keluarnya persediaan barang. Supaya lebih mudah, biasanya metode ini dilakukan menggunakan bantuan perangkat komputer.
Selain itu, hal lain yang dapat dicatat menggunakan metode perpetual inventory system adalah retur pembelian barang. Tujuan pencatatan tersebut supaya perusahaan lebih mudah untuk menyusun laporan neraca dan laba rugi.
Aktivitas pencatatan yang dilakukan terus menerus secara berkala dan teratur akan membantu perusahaan dalam mengontrol persediaan barang. Sehingga perusahaan bisa mengetahui jumlah pasti dari barang yang masih tersedia. Selain itu metode perpetual juga memiliki banyak keuntungan, seperti:
- Memudahkan perusahaan untuk mengetahui jumlah akhir persediaan barang yang ada dalam satu periode tertentu.
- Stock opname dan perhitungan dalam persediaan barang di gudang tidak perlu dilakukan.
- Data pencatatan persediaan barang dijamin lebih akurat dan aktual.
- Perusahaan dapat mencatat setiap perubahan secara langsung.
- Lebih praktis dan efektif karena proses pencatatannya menggunakan perangkat komputer.
Secara umum, jenis barang yang paling cocok untuk dicatat dengan metode perpetual inventory system adalah barang berharga yang mempunyai nilai jual tinggi. Contohnya seperti mobil, lemari es, televisi, dan barang mewah lainnya.
Baca juga: Pengertian dan Tujuan Count Inventory
Perbedaan Periodic dan Perpetual Inventory System
Memiliki sistem pencatatan inventaris atau persediaan barang merupakan hal yang penting untuk dimiliki oleh setiap perusahaan. Apapun jenis perusahaan yang sedang dikembangkan, kamu perlu memahami tentang metode pencatatan periodic dan perpetual inventory system.
Baik metode periodic maupun perpetual, keduanya sama-sama punya fungsi yang sama, yaitu mencatat persediaan barang yang keluar dan masuk. Namun ada perbedaan yang perlu kamu pahami sebelum memutuskan untuk menggunakan salah satunya.
1. Metode yang Digunakan
Perpetual Inventory system sering disebut sebagai metode terus menerus. Hal tersebut disebabkan karena proses pencatatannya dilakukan setiap ada transaksi dan perubahan pada pergerakan persediaan barang.
Setiap terjadi perubahan, maka perusahaan akan langsung mencatatnya dalam akun persediaan. Semua jenis barang dapat dilihat kemana arus keluar dan masuknya. Sehingga perusahaan tidak perlu melakukan stok opname.
Sedangkan perusahaan yang menggunakan sistem pencatatan dengan metode periodic, biasanya tetap harus mengandalkan stok opname. Hal tersebut dikarenakan, dalam metode ini, perusahaan mencatat pembelian dan penjualan barang dengan cara terpisah.
Sehingga seluruh pencatatan baru dilakukan di akhir, tidak secara langsung saat transaksi sedang terjadi. Perusahaan akan mengecek persediaan barang dengan cara manual. Metode ini cocok digunakan untuk perusahaan yang volume barang dan jumlah penjualan tinggi, seperti usaha makanan.
2. Harga Pokok Penjualan atau HPP
Dalam metode perpetual, setiap terjadi penjualan barang dagang, perusahaan akan langsung mencatatnya. Oleh karena itu dalam metode ini, penentuan harga pokok penjualan lebih aktual dan akurat dibandingkan metode periodic.
Apabila perusahaan menggunakan metode periodic, maka penentuan harga pokok penjualan tidak bisa dilakukan dengan cepat. Alasannya adalah karena pencatatan inventaris baru dilakukan di akhir sehingga HPP baru bisa tentukan pada setiap periode akuntansi yang terakhir.
3. Ayat Jurnal Penutup atau AJP
Ayat jurnal penutup adalah pencatatan transaksi yang dilakukan dalam akun pada setiap periode akhir akuntansi. Dikarenakan pada sistem perpetual seluruh pencatatan dilakukan secara langsung, jadi metode ini tidak membutuhkan AJP seperti metode periodic.
Ciri-ciri Perpetual Inventory System
Setiap metode pencatatan inventaris memiliki kelebihannya masing-masing. Supaya lebih mudah memahami tentang metode perpetual inventory system kamu harus mengetahui tentang karakternya. Berikut adalah beberapa ciri-ciri dari sistem pencatatan perpetual, yaitu:
- Transaksi pembelian bahan baku dan penjualan barang dagang di debet ke pos persediaan.
- Seluruh biaya pengiriman pada barang dagang akan didebet untuk pos persediaan.
- Adanya diskon dan pembelian retur akan dikreditkan ke pos inventarisasi.
- Pencatatan HPP dilakukan dengan debit beban pokok penjualan dan kredit persediaan secara sekaligus.
- Perusahaan akan membutuhkan buku besar untuk membantu mencatat dan mengontrol persediaan individu.
Baca juga: Work in Process Inventory dalam Industri Manufaktur
Sistem Pencatatan Stok Barang dengan Metode Perpetual
Metode perpetual inventory system dapat digunakan untuk berbagai kepentingan. Mulai dari menentukan HPP, persediaan akhir, hingga menghitung laba kotor. Secara umum ada 3 metode yang sering digunakan oleh perusahaan, yaitu:
1. Metode Perpetual FIFO
Metode ini paling cocok digunakan apabila kamu memiliki bisnis yang menjual barang dengan masa kadaluarsa yang singkat, seperti makanan dan minuman. Dalam metode FIFO, perusahaan akan menilai persediaan barang berdasarkan urutan kedatangan saat dibeli.
Sehingga perusahaan dapat mengetahui barang mana saja yang harus dijual lebih dahulu sebelum memasuki masa kadaluarsa. Pada metode ini biasanya pergerakan barang dan data yang diperoleh mirip dengan hasil perhitungan secara fisik.
2. Metode Perpetual LIFO
Metode LIFO merupakan proses pencatatan inventory perpetual yang dilakukan untuk mendata persediaan barang dagang. Dalam metode ini, biaya per unit dari barang yang sudah terjual dianggap sama dengan biaya pembelian terakhir. Untuk memudahkan, kamu akan butuh buku besar pembantu.
3. Metode Perpetual Average
Sama seperti metode yang lainnya, perpetual average dilakukan untuk mengatur persediaan barang dagangan. Caranya adalah dengan menentukan biaya rata-rata dari setiap barang ketika terjadi transaksi pembelian.
Kemudian setelah biaya unit telah ditentukan, kamu bisa menggunakannya untuk menghitung biaya pada setiap transaksi jual beli lainnya. Selanjutnya perusahaan akan menghitung biaya rata-ratanya sesuai data yang sudah dicatat.
Dalam pengembangan suatu bisnis, setiap perusahaan perlu menggunakan sistem pencatatan. Tujuannya adalah untuk mencatat persediaan barang dan menghitung nilainya, baik itu perusahaan manufaktur, dagang, maupun jasa, pasti menerapkan sistem pencatatan tertentu.
Salah satu jenis sistem pencatatan terbaik yang sering digunakan oleh perusahaan adalah perpetual inventory system. Metode ini dianggap lebih menguntungkan dibanding dengan metode periodic. Alasannya karena metode perpetual bisa mencatat arus keluar masuknya barang secara akurat.
Dengan begitu, perusahaan bisa meminimalisir terjadinya kehilangan dan kerusakan pada persediaan barang. Selain itu jika menggunakan metode perpetual, perusahaan jadi lebih mudah dalam mengontrol dan mengawasi pergerakan barang dagang.
