komerce.id – Delivery note adalah hal penting yang menunjang bisnis, baik UMKM maupun bisnis besar. Delivery note sangat berkaitan dengan proses pengiriman barang. Sesuai namanya, delivery note merupakan dokumen penting yang dilampirkan pada barang kiriman.
Dokumen ini memiliki fungsi untuk membantu pemilik usaha dalam memeriksa pengiriman barang. Lewat dokumen tersebut, pebisnis bisa mengetahui apakah barang yang diterima konsumen sudah sesuai atau belum.
Selain delivery note, pelaku usaha juga kerap mengenal delivery order. Namanya yang mirip membuat keduanya sulit dibedakan, maka dari itu kamu perlu tahu untuk memahami lebih dalam terkait delivery note.
Baca juga: Fungsi Packaging
Pengertian Delivery Note
Sudah disinggung sebelumnya jika delivery note adalah dokumen atau surat yang ada pada barang kiriman. Biasanya, petugas akan menempelkan delivery note pada bagian depan packaging.
Sesuai peranannya, delivery note mencantumkan beberapa informasi umum, seperti nama dan kontak penjual, nama barang yang dikirim, kuantitas, nama penerima, tanggal pemesanan, dan kode unik produk.
Pada delivery note, kamu tidak perlu mencantumkan harga barang karena informasinya sudah ada dalam faktur. Namun, ada juga penjual yang masih memasukkan harga barang untuk kebutuhan pendataan atau arsip usaha.
Biasanya, delivery note akan diberikan kepada pelanggan untuk ditandatangani, kemudian dikembalikan kepada penjual sebagai bukti bahwa barang sudah diterima. Secara umum, delivery note memuat 3 sampai 4 lembar bagian. Masing-masing lembar memiliki fungsi tersendiri.
Lembar pertama yang berwarna putih menandakan bukti pengiriman yang akan diserahkan pada jasa logistik. Biasanya, lembar pertama dibawa petugas untuk menagih biaya kepada pengirim bila biaya pengiriman belum dilunasi.
Sementara, lembar kedua berwarna merah, berfungsi sebagai tanda pemesanan produk. Petugas akan memberikan lembar ini pada pihak penerima. Kemudian, lembar ketiga berwarna kuning yang digunakan sebagai bukti transaksi dan arsip untuk pihak keuangan.
Baca juga: Jenis-jenis Packing Barang untuk Pengiriman
Macam-macam Delivery Note
Delivery note ternyata memiliki banyak jenis, sesuai kebutuhan. Macam-macam delivery note ini harus kamu perhatikan berdasarkan aktivitas pengirimannya. Beberapa jenis delivery note adalah sebagai berikut:
1. Delivery Note untuk Pengiriman Barang
Pengiriman barang tidak bisa kamu lakukan secara sembarangan. Dibutuhkan bukti konkrit yang menjadi tanda bahwa pengiriman barang kamu sudah dilakukan. Hal ini bertujuan untuk menjamin keamanan pengiriman dan memastikan bahwa bisnis kamu kredibel.
Delivery note untuk aktivitas pengiriman barang memuat informasi rinci mengenai produk kamu yang terdapat dalam kemasan. Misalnya, kamu menjual minyak goreng 1 liter dalam kemasan satu kardus berisi 10 produk.
Maka, delivery notenya akan bertuliskan produk minyak goreng 1 liter dengan kuantitas 10 produk. Selain itu, delivery note juga bisa memuat informasi merek produk.
Pastikan delivery note yang kamu buat benar adanya agar pembeli tidak meragukan kredibilitas usaha kamu. Delivery note yang benar juga bisa memudahkan kamu dalam melakukan arsip.
2. Delivery Note untuk Penjualan Barang
Sebagai pebisnis, kamu tentu ingin mengetahui bila barang sudah sampai ditangan pembeli. Selama barang masih dalam proses pengiriman, maka kamu tidak bisa melakukan pemantauan secara langsung. Tentu hal ini akan membuat kamu merasa khawatir.
Ketika pembeli sudah menerima delivery note, kamu bisa lebih tenang karena setidaknya barang sudah pasti sampai ke pemiliknya. Delivery note untuk penerimaan barang ini terbagi menjadi dua, yakni kredit dan penjualan tunai.
Untuk delivery note kredit, tandanya pelanggan kamu telah menerima barang dengan status hutang. Dengan begitu, jumlah barang tidak bisa diubah lagi dan pelanggan harus membayar sesuai ketentuan.
Sedangkan, untuk penjualan tunai, delivery note hanya menjadi bukti bahwa transaksi sudah selesai dan pembayaran dilakukan secara kontan.
3. Delivery Note untuk Retur Barang
Pada beberapa kesempatan, terkadang kamu tidak bisa menghindari retur barang dari pelanggan. Hal ini biasa dilakukan untuk mempertahankan kepuasan pelanggan terhadap usaha kamu.
Kebanyakan pelanggan meminta retur barang karena menemui sejumlah kekurangan, mulai dari salah mengirim produk hingga kerusakan pada produk. Delivery note adalah dokumen penting yang harus ada saat kamu hendak mengembalikan barang.
Pada jenis delivery note ini, kamu akan mendapat informasi terkait jenis dan jumlah barang yang dikembalikan. Bahkan, beberapa orang mencantumkan alasan pengembalian produknya juga agar lebih jelas.
Baca juga: Alasan Nomor Resi Pengiriman Gagal Dilacak
Fungsi Delivery Note
Delivery note tentu saja memiliki fungsi yang sangat krusial bagi perkembangan bisnis. Perannya sangat krusial terhadap industri pengiriman barang. Berikut sejumlah fungsinya.
1. Sebagai Dokumen Resmi Perusahaan Pengiriman
Saat mengirim barang, biasanya akan ada pemeriksaan khusus. Terutama, untuk mengirim barang lintas daerah atau internasional. Keberadaan delivery note bisa menjadi dokumen yang resmi untuk memudahkan pihak ekspedisi ketika diperiksa oleh penjaga keamanan.
2. Sebagai Bukti Valid Pengiriman
Pelanggan tentu saja membutuhkan delivery note sebagai bukti pengiriman yang valid. Informasi di dalamnya juga bisa membantu pelanggan dalam meminta pertanggungjawaban dari penjual bila ada kesalahan pengiriman.
Selain bagi pelanggan, delivery note juga menjadi bukti sah bagi penjual. Keberadaan dokumen ini menunjukkan bahwa penjual sudah mengirimkan barang dan tanggung jawab selanjutnya diberikan kepada pihak pengiriman.
3. Sebagai Letter of Statement
Delivery note memuat informasi produk secara rinci. Secara tidak langsung, dokumen ini memaparkan deskripsi barang yang jelas, mulai dari nama, jumlah, hingga bahan produk.
4. Sebagai Company Branding
Delivery note sebenarnya bukan dokumen wajib yang harus ada dalam setiap pengiriman. Namun, dokumen ini menjadi bentuk layanan dari penjual ke pembeli. Kesempatan ini harus kamu manfaatkan semaksimal mungkin sebagai tanda bahwa bisnis kamu kredibel.
Menggunakan delivery note bisa meningkatkan citra bisnis kamu. Meskipun terlihat sederhana, tak disangka delivery note bisa berdampak panjang bagi keberlangsungan hubungan antara pelanggan dan penjual. Bahkan, delivery note bisa memancing terjadinya pembelian berulang atau repeat order.
Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order
Delivery order dan delivery note adalah istilah yang sama-sama sering digunakan dalam proses pengiriman barang. Keduanya sering dianggap sama, karena namanya mirip. Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.
Bila kamu melihat dari segi tujuan pengirimannya, delivery note merupakan dokumen yang ditujukan untuk pelanggan karena ada nama barang pesanannya. Sedangkan, delivery order merupakan dokumen yang diberikan penjual kepada pihak ekspedisi.
Dari segi informasi, delivery note mencantumkan informasi terkait barang kiriman. Sementara, delivery order menambahkan informasi terkait pengiriman, seperti sistem dan peringatan terkait tipe bahan barang.
Contoh Delivery Note
Delivery note adalah dokumen penting yang harus ada dalam setiap pengiriman. Pembuatannya tidak bisa dilakukan secara sembarang. Kamu perlu mengikuti format dan aturan yang berlaku.
Agar lebih paham, kamu bisa langsung melihat contoh delivery note di bawah ini.
Dalam proses pengiriman, jangan sampai kamu melupakan delivery note. Dokumen ini penting sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang. Delivery note yang benar harus memuat nama pengirim dan penerima, informasi barang secara rinci, dan kuantitas barang.
Kamu bisa menyerahkan delivery note kepada petugas pengantar barang untuk menyampaikannya ke penerima. Karena delivery note adalah dokumen yang sangat diperlukan dalam proses logistik, jangan sampai kamu lupa membuatnya. Perhatikan contoh yang sudah diberikan dan pastikan kamu menyerahkannya kepada pelanggan.
