Cara Follow Up Customer Lewat WhatsApp, SMS, Email dan Telepon

Follow up merupakan kontak lanjutan kepada calon pelanggan atau customer melalui metode atau cara tertentu. Tujuannya supaya calon customer yang tidak jadi beli menjadi beli produk atau jasa. Cara follow up customer menjadi teknik yang cukup efektif.

Melakukan follow up menjadi teknik pemasaran paling direkomendasikan. Untuk melakukannya tidak hanya satu atau dua kali saja. Paling tidak follow up dilakukan minimal 12 kali kepada satu target customer yang sama.

Sementara kalimat dalam melakukan follow up juga tidak sembarangan supaya calon customer benar-benar tertarik dengan metode pemasaran yang dilakukan. Berbicara mengenai teknik closing sales yang paling manjur yaitu dengan melakukan follow up kepada customer maupun calon customer.

Hal inilah yang menjadikan mengapa follow up menjadi metode paling penting dalam penjualan bisnis. Sementara sebagian besar dari calon klien memang tidak langsung melakukan crossing pada awal pertemuan.

Artikel yang Wajib dibaca Pebisnis dan Tim Marketing:

16 Cara Meningkatkan Penjualan Online yang paling Efektif

Teknik Follow Up Customer yang Baik

Sebelum melakukan teknik follow up pastinya harus mengetahui apa saja hal yang perlu dilakukan dan hal yang tidak boleh dilakukan. Jika tidak mengetahui bagaimana teknik yang perlu diperhatikan maka hal ini justru menyulitkan diri sendiri ketika melakukan penawaran bahkan mendapat penolakan.

Apabila sales menguasai teknik follow up, maka dapat menjadikan kegiatan ini menjadi lebih persuasif. Berikut ini beberapa teknik yang harus diperhatikan sebelum follow customer di antaranya:

1. Perhatikan Waktu Sebelum Memutuskan untuk Memfollow Customer

Masing-masing dari customer pasti mempunyai waktu kesibukan yang tidak sama. Jika pihak customer meninggalkan pesan akan menghubunginya kembali maka tunggulah sampai customer tersebut menghubungi kembali.

Apabila tak kunjung menghubungi juga cobalah memberikan waktu tambahan. Paling tidak beberapa hari atau 1 minggu. Jangan terus menerus menghubungi customer, karena hal ini justru akan membuat customer merasa risih.

2. Mengikuti Kegiatan Online Customer

Ada baiknya juga jika mengikuti kegiatan yang dilakukan oleh customer sebelum memfollow up nya. Hal ini mempunyai tujuan supaya lebih mendekatkan diri kepada konsumen. Teknik yang bisa dilakukan yaitu dengan memberikan like, komentar, atau share pada sosial medianya.

Supaya customer tidak merasa risih maka Anda juga tidak boleh melakukan teknik ini terlalu sering. Bersikaplah elegan saat ingin memfollow up supaya tidak memberikan kesan terlalu mengejar target.

3. Terhubung Di Jejaring Profesional

Apabila sudah menjalin hubungan yang dahsyat kepada calon customer melalui sosial media seperti Facebook, Instagram, Twitter maupun komunitas yang lainnya kini saatnya meminta untuk bisa terhubung melalui jejaring profesional.

Teknik ini mempunyai tujuan supaya menunjukkan pengalaman maupun status yang dimiliki. Seperti pekerjaan, kemampuan, maupun prestasi yang pernah dicapai nya. Saat calon customer mulai tertarik bahkan mengenal profesi tersebut, fokuskan terhadap rencana follow-up untuk kepentingan bisnis.

4. Tidak Menekan Customer

Jangan pernah sekali-kali menekan customer hanya untuk mendapatkan jawaban. Jika terlalu menekan maka potensi pembelian produk yang ditawarkan justru memudar. Untuk poin yang satu ini memang sangat erat kaitanya dengan poin sebelumnya.

Hal ini dikarenakan calon customer juga membutuhkan waktu yang mungkin digunakan untuk bisa mencari informasi seputar perusahaan atau produk yang ditawarkan tersebut.

Baca juga: 10 Teknik Closing Sales Yang Efektif

Cara Follow Up Customer Lewat WhatsApp dan SMS

Melakukan follow up kepada customer atau calon customer dapat dikatakan susah-susah gampang. Namun tenang saja, karena masih ada teknik yang bisa dilakukan supaya bisa menaklukan customer dengan mudah.

Salah satunya yaitu dengan melalui aplikasi WhatsApp. Untuk teknik yang bisa dilakukan silahkan mengikuti langkah berikut:

1. Perhatikan Pertanyaan

Pertanyaan yang mengandung kata tidak, misalnya seperti “Mbak jadi beli produk kami nggak?” Sebaiknya dihindari. Cobalah untuk memberikan pertanyaan dengan asumsi jawaban IYA. Misalnya “Mbak produknya mau dikirim kapan ya? Sekarang atau besok?”

Apabila ingin diteruskan maka lihatlah pola pengiriman pesan singkat seperti nama panggilan + predikat A, dan asumsi B.

2. Tanyakan Alasan Membeli Produk

Teknik kedua, tanyakan alasan mereka membeli produk dengan cara yang elegan tanpa berbelit. Contohnya, “Halo mbak, kalau boleh tahu kenapa ingin membeli produk kami?

3. Memberikan Doa Kepada Pembeli

Ini sama seperti beberapa teknik lainnya yang mana memberikan doa kepada calon pembeli justru membuat customer merasa bahagia. Bersikaplah baik dengan tidak pelit memberikan doa yang terbaik. Cara ini juga teknik untuk merayu customer.

4. Menuliskan Pesan Follow Up

Selanjutnya tuliskan pesan follow up sesuai tempat yang telah disediakan. Usahakan pada setiap pesan yang terlampir minimal landing page. Akan lebih bagus lagi jika menggunakan website. Alasannya karena dapat melakukan personalisasi di setiap pesan.

Misalnya saja menyapa nama, nomor invoice, jumlah transfer, dan juga tanggal batas pembayaran. Selanjutnya tinggal menekan tombol kirim, secara otomatis seluruh pesan yang terdapat pada database terkirim. Baik itu puluhan, ratusan bahkan ribuan.

Baca juga: 7 Cara Menangani Komplain Pelanggan

Teknik Follow Up Customer Lewat Email

Ketika ingin mengirimkan follow up melalui email, ternyata tidak asal mengirimnya saja. Melainkan ada beberapa cara follow up customer lewat email yang wajib diperhatikan.

Jika penulisan follow up email tidak dilakukan dengan cara yang benar maka hal ini justru akan dianggap sebagai hama atau spam bagi calon klien. Supaya bisa menuliskan follow up dengan benar dan baik bisa mengikuti langkah berikut:

1. Menentukan Tujuan Awal

Tentukan terlebih dahulu apa tujuan mengirimkan follow-up tersebut. Paling tidak pertanyaan tersebut bisa membantu untuk menuliskan email follow up. Berikut ini terdapat 4 tujuan dalam menulis pesan melalui email, di antaranya:

• Ingin informasi : tujuan pertama yaitu pada saat ingin mengklarifikasi pada sebuah informasi maupun mencari tahu kejelasan sebuah perjanjian, apakah diterima atau tidak.
• Meminta meeting : tujuan ini bisa dilakukan ketika ingin bertemu dengan calon customer. Meskipun hanya sekedar menawarkan produk, bertemu, meminta feedback, maupun pitching.
• Menjalin komunikasi : tujuan menjalin komunikasi juga bisa dilakukan ketika jarang bertemu dengan calon klien atau pelanggan. Melalui email ini maka bisa berbagi pengalaman perihal apa saja yang sudah dicapai.
• Ucapan terima kasih : tujuan ini berada pada penghujung kontra, yang mana pelaku bisnis dapat mengucapkan terima kasih kepada calon pelanggan atau customer yang sudah bekerja sama.
• Mengingatkan pembicaraan sebelumnya : Selanjutnya yaitu memberikan petunjuk perihal bagaimana pertama kali bertemu dan berkenalan dengan calon pelanggan. Pada petunjuk ini memang perlu dilakukan pada awal kalimat pembuka email. Hal ini bertujuan supaya penerima email bisa secara langsung mengingat konteks email yang sudah dikirimkan.

2. Tujuan jelas

Mempunyai tujuan yang jelas perlu ditekankan bagi pelaku bisnis yang melakukan follow up. Untuk itu jangan terlalu banyak basa-basi dan bertele-tele. Jujurlah keinginan apa yang ingin diungkapkan ketika mengirimkan email follow up tersebut.

Misalnya saja ingin menawarkan produk, mengajak bekerjasama atau yang lainnya. Jangan sampai lupa dengan tujuan karena terlalu banyak bosa basi.

3. Subjek Email

Subjek email memang diibaratkan seperti sampul buku dan penerima pesan pastinya akan melihat dari segi subjeknya terlebih dahulu. Untuk itu buatlah subjek yang menarik. Contohnya saja menunjukkan urgensi.

Melalui penggunaan kata besok, hal ini 10% akan dibuka oleh penerima pesan. Selain itu juga dapat menggunakan penanda waktu atau angka.

Cara Follow Up Customer Lewat Telepon

Melakukan follow up melalui telepon menjadi bagian proses penjualan yang sangatlah penting. Tujuannya supaya bisa mendekati prospek dan memperoleh kepercayaan kepada konsumen.

Ada beberapa tips yang bisa diikuti supaya upaya pendekatan ke customer melalui telepon bisa membuahkan hasil. Berikut ini cara yang dapat dilakukan:

1. Memberikan Senyuman

Meskipun follow up dilakukan melalui telepon, namun Anda pun juga perlu memberikan senyuman maupun tertawa kecil kepada calon customer. Hal ini memang sederhana, namun dapat memberikan hasil yang efektif dalam meningkatkan kualitas komunikasi.

Tidak ada salahnya jika menyelingi pembicaraan melalui senyuman kecil yang tulus. Namun ingat, jangan terlalu memaksakan senyuman yang memang tidak dibutuhkan.

2. Mengontrol Nada Bicara

Dalam berbicara kepada orang lain akan memberikan cara penyampaian yang memang tidak menetap. Seperti nada maupun suara yang dihasilkan dari masing-masing personal.

Sebab itulah supaya bisa menjaga intonasi dan suara Anda harus mengirimkan tanda bahwa customer benar-benar berantusias dalam berkomunikasi.

3. Mengurangi Busa Basi

Dalam pembicaraan, melakukan busa basi memang di masih dapat ditoleransi. Namun dalam urusan bisnis tentunya terlalu banyak basa-basi justru akan menghabiskan waktu dan membuat pelanggan merasa risih.

Untuk itu fokuslah terhadap tujuan utama yang hendak dibicarakan. Jika ingin menawarkan produk maka bisa langsung menawarkan produk tanpa basa-basi terlalu panjang. Jangan membicarakan produk secara berlebihan.

Membicarakan produk secara berlebihan justru akan membuat customer merasa sebal. Supaya obrolan tidak membosankan, maka bisa berbicara perihal bisnis yang sedang dijalankan maupun masalah-masalah yang seringkali dihadapi.

4. Durasi Bicara

Menghabiskan waktu puluhan menit saat bertelepon atau follow up customer tentu sangatlah tidak dianjurkan. Alasannya hal ini hanya membuang waktu saja. Disarankan untuk melakukan panggilan maksimal 10 menit dan jangan melebihi dari batas waktu tersebut agar customer tidak merasa terganggu.

Baca juga: 10 Cara Efektif Jualan Di Status WhatsApp

10 Contoh Kata-Kata Follow Up Customer

Setelah mengetahui cara follow up customer lewat whatsapp, sms, email dan telepon, sebaiknya jangan pernah memberikan penekanan atau paksaan kepada customer. Jika hal ini terus menerus dilakukan maka bisa menimbulkan kehancuran pada bisnis yang dijalankan.

Berikut ini 10 contoh kata-kata follow up kepada calon customer dengan tipe elegan, di antaranya:

1. Memberikan salam, kemudian tanyakan kabar pada saat pertama kali menghubungi. Misalnya saja “Selamat pagi Mbak Heni, Bagaimana kabarnya hari ini?”
2. Berikan pertanyaan yang menjadikan calon customer merasa terkesan. Misalnya “mbak Heni Bagaimana dengan pekerjaan kemarin? Apakah masih sibuk?
3. Mendoakan yang terbaik. Contohnya “semoga bisnis mbak Heni dapat berjalan dengan lancar Ya, dan keluarga pun juga diberikan kesehatan”
4. Tanyakan kembali secara halus perihal produk yang pernah ditanyakan. Contohnya “Oh iya mbak Heni, kira-kira kaos yang kemarin pernah ditanyakan jadi pilih warna apa? Apakah masih sama seperti yang kemarin atau mau ganti warna yang lain?
5. Tanyakan secara perlahan, kapan ingin membelinya. Contohnya “mbak Heni berarti warna yang dipilih masih sama seperti yang kemarin ya? kira-kira mbak Heni mau transfer? Hari ini apa besok?
6. Memberi penjelasan supaya membeli lebih dari satu produk. Misalnya “mbak Heni kita kebetulan sedang ngadain promo jadi apabila mbak Heni membeli 2 kaos untuk hari ini maka memperoleh potongan harga Rp10.000. Apakah mau dua kaos sekalian Mbak?
7. Mengucapkan kata pengingat. “Baik Mbak Heni, pesanan bisa segera kami proses dan jangan lupa untuk konfirmasi apabila sudah melakukan transfer ya.
8. Ucapan terimakasih. “ Terimakasih ya mbak Heni, sudah minat membeli produk kami”
9. Memberikan informasi seputar produk . “Jika mbak Heni ingin melakukan pembelian dikemudian hari, jangan sungkan untuk menghubungi kami ya mbak, kami siap memberikan informasi yang mbak butuhkan”
10. Ucapan salam “Baik mbak Heni, terimakasih ya atas konfirmasi dan waktunya, selamat beraktivitas kembali”

Dalam ilmu marketing memang terdapat beberapa tipe follow up. Namun tipe yang paling sederhana yaitu melakukan follow-up secara elegan maupun secara brutal. Sayangnya kebanyakan dari pelaku usaha seringkali melakukan follow up dengan tipe brutal.

Hal ini berarti bahwa mereka memberikan penekanan atau paksaan yang sangat jelas kepada calon customer untuk melakukan pembelian produk. Cara ini memang memberikan kesan menakut-nakuti, bahkan memungkinkan konsumen untuk membeli dengan rasa terpaksa.