komerce.id – Dalam dunia pergudangan, kamu tentu membutuhkan seorang admin gudang. Pekerjaan ini penting bagi semua perusahaan manufaktur karena admin gudang adalah orang yang bertanggung jawab terhadap persediaan barang.
Posisi pekerjaan ini penting bagi perusahaan, sehingga kamu harus melakukan seleksi ketat dalam proses kualifikasinya. Seorang staff admin gudang harus memiliki kemampuan memori yang baik, sehingga pekerjaannya bisa berjalan dengan lancar.
Kemampuan lainnya yang harus dimiliki adalah cekatan, kredibel, dan bisa dipercaya karena barang yang ada di gudang akan menjadi tanggung jawab admin gudang. Jika barang masuk dalam keadaan baik, maka barang juga harus keluar dari gudang seperti keadaan semula.
Baca juga: Tugas Customer Support
Apa Itu Admin Gudang?
Salah satu pekerjaan yang cukup populer di era modern ini adalah admin gudang. Admin gudang bertanggung jawab atas pendokumentasian dan pencatatan barang produksi. Peran admin gudang sendiri sangat penting dalam setiap perusahaan, khususnya perusahaan dagang dan manufaktur.
Tugas utama seorang admin gudang adalah mencatat barang yang masuk dan keluar. Selain itu, admin gudang juga bertugas dalam pengklasifikasian seluruh barang di gudang dan memastikan persediaan barang.
Tugas Admin Gudang
Sederhananya, admin gudang bertugas untuk memastikan kualitas dan kuantitas barang masuk atau keluar. Semua proses pergudangan, mulai dari pendataan hingga sisi administratif departemen gudang menjadi tanggung jawab profesi ini. Tugas admin gudang antara lain:
1. Mencatat Distribusi Barang
Gudang adalah tempat menampung barang produksi atau tempat transit pembelian dari produsen lain. Kebanyakan gudang akan menampung barang yang didistribusikan. Tugas seorang admin gudang adalah mencatat masuk keluarnya barang dalam gudang.
Pencatatan sendiri memiliki beberapa unsur, seperti jumlah stok barang, keluar masuknya distribusi barang, pemesanan barang, hingga klaim pembayaran atas pembelian. Tujuan semua proses ini adalah untuk memudahkan pihak manajemen dalam menganalisa penjualan.
2. Memasukkan Data Inventaris
Tugas selanjutnya adalah memasukkan data ke program. Admin gudang bertugas mengawasi seluruh kegiatan barang produksi dan membuat laporan produk secara berkala.
Selain itu, admin gudang juga harus menginput data ke dalam inventaris supaya lebih mudah ketika tim akunting melakukan perhitungan.
3. Memeriksa dan Melaporkan Stok Barang
Setiap gudang harus memiliki admin untuk mengecek stok barang. Mulai dari barang masuk, aktivitas pembongkaran, hingga distribusi barang harus terstruktur agar tidak terjadi kesalahan pencatatan. Admin harus terus memastikan persediaan barang sesuai dengan kegiatan transaksi.
4. Memperbarui Barang yang Memasuki Expired Period
Tugas lainnya dari admin gudang yaitu mengecek tanggal expired barang. Terkadang, ada beberapa jenis barang yang harus terus diperbarui, apalagi jika wujudnya makanan atau minuman. Admin gudang harus melakukan pencatatan terkait data barang yang sudah mencapai masa kadaluarsa.
5. Melakukan Stock Opname
Berikutnya, admin gudang bertugas dalam melakukan stock opname. Istilah ini biasa digunakan untuk menyebut kegiatan perhitungan stok barang fisik yang ada dalam gudang. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memastikan stok barang dalam sistem dengan stok asli di gudang.
6. Membuat Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumen penting yang harus dibawa supir ketika melakukan distribusi. Konsumen wajib menerima surat jalan sebagai bukti barang telah sampai ke tangan pembeli. Ternyata, yang membuat surat jalan ini adalah admin gudang.
7. Melakukan Pemeriksaan Barang Retur
Dalam kegiatan perdagangan, ada beberapa kendala yang membuat barang harus dikembalikan kepada penjual.
Penyebabnya beraneka ragam, bisa karena kerusakan, ketidaklengkapan, hingga kesalahan pengiriman barang. Admin gudang bertugas dalam memeriksa barang yang sudah dikembalikan sesuai SOP.
Tanggung Jawab Admin Gudang
Seorang admin gudang tentu saja memiliki sejumlah tanggung jawab pekerjaan yang harus dijalankan secara maksimal. Beberapa tanggung jawab admin gudang adalah sebagai berikut.
- Mengawasi pelaksanaan bongkar muatan ketika barang produksi sampai di gudang
- Bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang dalam gudang
- Melengkapi pengiriman dan permintaan muatan barang
- Menandatangani surat jalan muatan dan penerimaan barang
- Mencatat segala kegiatan masuk dan keluarnya barang produksi
- Memonitor barang dan melakukan penarikan barang jika sudah expired
- Memberikan informasi produk agar penempatannya bisa sesuai dengan kategorinya
- Membuat laporan gudang sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan
- Menyimpan atau melaporkan surat jalan jika diperlukan
Skill yang Dibutuhkan
Admin gudang adalah profesi yang penting dalam dunia pergudangan. Maka dari itu, seorang admin gudang harus memiliki skill atau keterampilan dasar, seperti:
- Bisa menggunakan komputer, seorang admin gudang sebaiknya memiliki pengetahuan teknologi. Setidaknya, harus menguasai Ms. Word, Excel, dan Power Point.
- Harus teliti, karena pekerjaan ini membutuhkan kecepatan dan tuntutan di bawah tekanan.
- Memiliki kemampuan bekerja sama yang baik, karena nantinya admin gudang tidak akan sendirian dalam menjalankan aktivitas pergudangan.
- Bisa berkomunikasi dengan baik, agar tidak terjadi kesalahpahaman dan miss komunikasi terkait stok barang
- Menguasai ilmu matematika dasar, setidaknya penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian
- Tingkat adaptasi dengan teknologi cukup baik, karena admin gudang akan dituntut untuk up to date dalam menggunakan perangkat lunak maupun keras guna menunjang kinerja gudang
Kualifikasi Admin Gudang
Bekerja sebagai seorang admin gudang tentu saja membutuhkan kualifikasi khusus. Meskipun terkesan mudah, admin gudang juga perlu memenuhi standar agar kegiatan pergudangan berjalan dengan lancar. Berikut beberapa kualifikasi admin gudang.
- Mempunyai kemampuan logistik dan manajemen stok barang
- Pendidikan minimal diploma di segala jurusan, namun diutamakan akuntansi dan ekonomi
- Bertanggung jawab dan jujur
- Mempunyai keterampilan dalam berkomunikasi dan cermat
- Tegas, rajin, cepat tanggap, dan mampu bekerja sama dalam tim
- Terbiasa bekerja di bawah tekanan dan deadline
- Bisa mengoperasikan perangkat lunak, seperti Excel dan Microsoft Word
Kisaran Gaji Admin Gudang di Indonesia
Gaji adalah hal utama yang harus kamu perhatikan ketika hendak melamar pekerjaan. Lantas, berapa gaji seorang admin gudang di Indonesia? Berdasarkan data dari id.indeed.com, rata-rata gaji admin gudang adalah Rp2.955.510 per bulan.
Angka ini belum termasuk tunjangan dan bonus bila karyawan mencetak prestasi. Gaji admin gudang juga bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan perusahaan. Secara umum, gaji admin gudang jauh lebih besar daripada helper gudang mengingat tanggung jawabnya juga tinggi.
Jika kamu mencari layanan admin gudang, kamu bisa menggunakan jasa manajemen pergudangan dari Kompack. Simpan stock, kelola stock, hingga pengemasan stock dilakukan oleh karyawan yang terlatih dan terampil di bidangnya. Kamu tak perlu ribet dan pusing dalam mencari dan melatih karyawan hingga siap bekerja.
Tips Merekrut Admin Gudang
Kamu tidak boleh sembarangan dalam merekrut admin gudang. Untuk mengkualifikasi pelamar, Anda harus melalui proses seleksi yang ketat. Berikut beberapa tips jika kamu hendak merekrut admin gudang.
- Membuat lowongan kerja lewat berbagai portal
- Menggunakan perusahaan outsource
- Melakukan publikasi lowongan kerja melalui forum kerja atau media sosial
- Menggunakan program atau sistem referral
- Memberikan pertanyaan yang relevan dan sesuai dengan standar perekrutan perusahaan
- Memanfaatkan software rekrutmen
Itulah informasi mengenai admin gudang. Profesi ini memang sangat krusial dalam industri perdagangan, karena perannya sebagai penyimpan bahan baku. Kamu harus memilih admin gudang profesional agar operasional gudang berjalan dengan lancar.
Admin gudang menjadi profesi yang banyak dicari belakangan ini. Tugas dan perannya sangat dibutuhkan berbagai usaha. Prospek kerjanya juga cukup baik jika kinerja kamu bagus.
Sebenarnya, menjadi admin gudang adalah pilihan masing-masing individu. Kamu harus bertanggung jawab dan teliti agar tidak terjadi kesenjangan data antara barang masuk dengan barang keluar.
Jika kamu masih ragu dalam mempercayakan gudangmu pada admin yang belum mahir dalam urusan pergudangan, berarti saatnya kamu menggunakan jasa Kompack untuk mengurus masalah gudangmu.
Pengelolaan stock dan penyimpanan barang dilakukan oleh tenaga yang sudah mahir. Kamu tak perlu khawatir tentang pembiayaannya, karena Kompack hanya membebankan kamu pada pembayaran packing mulai dari Rp. 2500/packetnya. Kunjungi kompack.id untuk info selengkapnya.
